Un congreso es un proyecto de dos años con piezas que dependen unas de otras. Sin sede cerrada no hay bloqueo de hoteles. Si el programa científico se retrasa, se retrasan también la acreditación y el patrocinio. Esta guía ordena esas piezas en el tiempo y las aterriza en Madrid: qué sedes hay según el tamaño, cómo trabajar con el Madrid Convention Bureau y qué reglas aplican a los congresos médicos. La escribimos como organizadores de congresos, con un equipo que acumula más de 20 años organizando eventos.
¿Por qué Madrid para tu congreso?
Madrid compite en la primera división de destinos de congresos. En el ranking ICCA de 2025, publicado en mayo de 2026, fue la decimotercera ciudad del mundo con 108 congresos internacionales de asociaciones, tres más que el año anterior, según Hosteltur. En diciembre de 2025 los World Travel Awards la eligieron por séptima vez mejor destino de reuniones y congresos del mundo, según el Ayuntamiento de Madrid.
Tres datos útiles para planificar:
- En 2024 la ciudad acogió 54.784 reuniones con unos 2,58 millones de participantes y un impacto económico de 5.674 millones de euros, según el Ayuntamiento.
- El delegado internacional se queda de media 4,5 días; el nacional, 2,8 días, según la misma fuente. Eso pesa al dimensionar hoteles y programa social.
- En 2025 el Madrid Convention Bureau trabajó con 187 congresos y 31 eventos corporativos.
Tienes todas las cifras del destino, con sus fuentes, en turismo MICE en Madrid: datos.
¿Quién hace qué en un congreso?
Antes del cronograma conviene repartir papeles. El error más frecuente es que el comité científico acabe negociando con hoteles o que la agencia opine sobre el programa.
| Parte | Qué aporta | Qué decide |
|---|---|---|
| Comité organizador (sociedad, asociación o empresa) | Propiedad del congreso, presupuesto y riesgo económico | Fechas, sede final, cuotas, política de patrocinio |
| Comité científico | Programa, ponentes y revisión de comunicaciones | Temas, formatos de sesión, aceptación de resúmenes |
| OPC (organizador profesional de congresos) | Planificación, secretaría técnica, proveedores y control del presupuesto | Calendario operativo, contratación y logística |
| Sede | Espacios, servicios propios y normas internas | Horarios de montaje, catering, seguridad |
| Madrid Convention Bureau | Apoyo institucional del destino | Visitas de inspección, material promocional, recepciones oficiales |
| DMC | Servicios en destino | Traslados, actividades, programa de acompañantes |
Cronograma de 24 meses
Esta es la vista de conjunto para un congreso internacional de tamaño medio o grande. Cada punto indica cuándo está activa una línea de trabajo. Para un congreso nacional, junta las tres primeras columnas en una.
| Línea de trabajo | M-24 a M-18 | M-18 a M-12 | M-12 a M-9 | M-9 a M-6 | M-6 a M-3 | M-3 a M-1 | Semana | Después |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Candidatura y fechas | ● | ● | ||||||
| Sede y contrato | ● | ● | ● | |||||
| Presupuesto y cuotas | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ● | |
| Bloqueos de hotel | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ||
| Comité científico y programa | ● | ● | ● | ● | ● | |||
| Llamada a comunicaciones | ● | ● | ● | |||||
| Web e inscripciones | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ||
| Patrocinio y exposición | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ● | |
| Acreditación (EACCME u otras) | ● | ● | ● | |||||
| Revisión de cumplimiento | ● | ● | ● | ● | ||||
| Programa social | ● | ● | ● | ● | ● | |||
| Producción técnica | ● | ● | ● | ● | ||||
| Ponentes y viajes | ● | ● | ● | ● | ||||
| Liquidación e informe | ● |
Los hitos que no conviene mover
- M-24 a M-18. Fechas y sede. Cruza tus opciones con el calendario de ferias y congresos de Madrid 2027. Una semana con 10.000 oftalmólogos en IFEMA, como la del congreso ESCRS en octubre de 2027, cambia por completo la disponibilidad hotelera.
- M-18 a M-12. Contrato de sede y primer bloqueo de hotel. Negocia cupos escalonados con fechas de liberación.
- M-12. Web, llamada a comunicaciones y plan de patrocinio. Sin dossier de patrocinio cerrado, la industria no reserva presupuesto.
- M-9 a M-6. Inscripción anticipada y programa preliminar. Es el momento de enviar el congreso a evaluación de códigos de la industria.
- M-6 a M-3. Programa cerrado y acreditación. La EACCME necesita el programa con horarios y ponentes.
- M-3 a M-1. Rooming list, escaleta por sala y plan de contingencia.
- Semana del congreso. Montaje, secretaría en sede, sala de ponentes, acreditaciones y programa social.
- Después. Certificados, encuesta, conciliación con hoteles e informe final.
La candidatura: cómo te ayuda el Madrid Convention Bureau
Muchas asociaciones internacionales eligen sede por candidatura: la sociedad nacional o un grupo de miembros locales presenta Madrid frente a otras ciudades. Aquí entra el Madrid Convention Bureau, el área del Ayuntamiento que promociona la ciudad como destino de reuniones. Según su web, sus servicios para organizadores incluyen:
- Ayuda para buscar sede y para identificar empresas locales asociadas.
- Planificación de visitas de inspección y reuniones durante el proceso de candidatura.
- Coordinación de alojamiento.
- Material promocional y documentación turística para los participantes.
- Promoción del congreso en sus canales.
- Viajes de familiarización desde distintos mercados.
- Organización de recepciones oficiales de bienvenida.
Nuestro consejo: implica al MCB en cuanto tengas fechas candidatas. Las visitas de inspección funcionan mejor con una propuesta de sede, dos o tres hoteles preseleccionados y una idea clara del programa social. El MCB publica además un calendario de congresos que conviene revisar para ver qué otros congresos coinciden con tus fechas.
¿Qué sede elegir según el tamaño del congreso?
Madrid tiene sedes para casi cualquier tamaño, pero la oferta se concentra en dos polos: el entorno de IFEMA, en Campo de las Naciones, junto al aeropuerto, y la ciudad consolidada, con hoteles de convenciones, universidades y espacios singulares. Esta tabla resume las opciones con datos de IFEMA y del Madrid Convention Bureau. La comparativa completa está en centros de congresos de Madrid.
| Tamaño | Opciones naturales | Dato clave |
|---|---|---|
| Más de 3.000 delegados | Recinto ferial de IFEMA | 200.000 m², 13 pabellones y 85 salas. Pabellones de 5.400 a 21.600 m² |
| 1.200 a 2.000 | Palacio Municipal de IFEMA, Madrid Marriott Auditorium | Auditorio A de 1.719 butacas más 38 plazas PMR; auditorio de 2.000 plazas en el Marriott |
| 600 a 1.100 | Centro de Convenciones Norte de IFEMA, Kinépolis Madrid, RIU Plaza España | Auditorio Norte de 1.100; sala de Kinépolis de 1.000 en teatro; salón de 1.540 en el RIU |
| 200 a 600 | Hoteles de convenciones, Galería de Cristal, Espacio Ventas, COEM | Hotel con salas paralelas y habitaciones en el mismo edificio |
| Menos de 300 | Universidades, colegios profesionales, hoteles medianos | Coste de sede contenido y ambiente académico |
Dos observaciones del calendario 2027 del Madrid Convention Bureau. De los 50 congresos anunciados a 15 de octubre de 2026, 18 se celebran en universidades o escuelas técnicas, 8 en hoteles y 4 en IFEMA. Esos cuatro de IFEMA suman 18.300 asistentes previstos, cerca del 45 % de los 40.915 de toda la lista. La lección: los grandes congresos van a IFEMA, pero la mayoría de congresos académicos medianos usa sedes universitarias o colegiales.
Qué pedir a la sede antes de firmar
- Plano de flujos. Recorrido del delegado desde la acreditación hasta la plenaria, las salas paralelas, la exposición y el café.
- Salas paralelas reales. Cuenta las que puedes usar a la vez con el aforo que necesitas, no las del folleto.
- Exposición comercial junto al café. Los patrocinadores pagan por tráfico.
- Condiciones de catering. Si hay exclusividad y qué pasa si superas el número de asistentes.
- Calendario de montaje. Días previos disponibles y horarios de carga.
- Sala de ponentes con técnico desde el día anterior.
Alojamiento: bloqueos y zonas
Madrid sumaba 76.354 plazas hoteleras y 38.302 habitaciones en 306 hoteles, según la infografía del Madrid Convention Bureau publicada en 2023. La oferta no falta. Lo que se agota son los hoteles cercanos a la sede en semanas de gran evento.
Para un congreso en IFEMA, los hoteles de Campo de las Naciones y Barajas reducen traslados, y el metro une el recinto con el aeropuerto en unos minutos. Para un congreso en el centro, busca hoteles a distancia a pie de la sede o en la misma línea de metro. Cuando el congreso supera los mil delegados, lo normal es repartir el cupo entre varios hoteles de categorías distintas, con fechas de liberación escalonadas.
Comparamos los hoteles con más capacidad de reuniones en mejores hoteles para convenciones en Madrid.
Comité científico y programa
El programa es responsabilidad del comité científico. El OPC le da método y plazos:
- Estructura del programa. Plenarias, simposios, sesiones paralelas, talleres y pósteres. Define cuántas salas necesitas a la vez antes de cerrar la sede.
- Llamada a comunicaciones. Abre entre 9 y 12 meses antes y cierra con margen para revisar y notificar.
- Plataforma de resúmenes. Revisión ciega, rúbricas y notificaciones automáticas.
- Ponentes invitados. Invitación formal, condiciones de viaje y alojamiento y declaración de conflicto de interés.
- Pósteres. Electrónicos o impresos; si son impresos, cuenta con el espacio y el montaje.
Inscripciones y secretaría técnica
La secretaría técnica es la parte del congreso que más ve el delegado. Recomendamos:
- Cuotas por fases (anticipada, normal y en sede) y por perfil (socio, no socio, residente, estudiante).
- Facturación conforme a la normativa española y certificados de asistencia automáticos.
- Atención en español e inglés como mínimo.
- Acreditación con código QR y control de accesos a salas si hay créditos.
Patrocinio y exposición comercial
En muchos congresos médicos y técnicos, el patrocinio cubre una parte importante del presupuesto. Un buen dossier incluye:
- Paquetes con contrapartidas claras: stand, simposio satélite, presencia en web y app, sesión patrocinada.
- Plano de la exposición con precios por ubicación.
- Calendario de pagos y fechas límite de material.
- Normas de cumplimiento que afectan a la industria farmacéutica y de tecnología sanitaria.
Congresos médicos: EACCME y códigos de la industria
Estas reglas son las mismas en Madrid que en el resto de España. Resumimos lo esencial; no sustituye la revisión del departamento de cumplimiento de cada patrocinador.
Acreditación EACCME
Si tu congreso se dirige a médicos y quieres ofrecer créditos europeos, la vía habitual es la acreditación EACCME de la UEMS. La EACCME recomienda solicitarla al menos 8 semanas antes del evento. Las solicitudes tardías pagan recargo y hay una fecha a partir de la cual no se aceptan. Lo que suele retrasar el expediente: horarios sin cerrar, ponentes por confirmar y falta de declaraciones de conflicto de interés.
Código de Buenas Prácticas de Farmaindustria (edición 2025)
Según el Código de Farmaindustria:
| Aspecto | Regla |
|---|---|
| Comidas | Máximo de 70 euros por comensal, impuestos incluidos, en reuniones celebradas en España |
| Contenido científico | Al menos el 60 % de cada jornada |
| Entretenimiento | No se permiten actividades de ocio ni entretenimiento |
| Acompañantes | La hospitalidad no se extiende a acompañantes |
| Sede | Evitar lugares exclusivamente turísticos |
El Sistema de Autorregulación de Farmaindustria publica además observaciones sobre reuniones científicas que las compañías usan para decidir si apoyan un congreso de terceros, como la antelación con la que debe publicarse la información del congreso.
Tecnología sanitaria: Conference Vetting System
Las empresas de MedTech Europe solo pueden apoyar un evento educativo de terceros si el Conference Vetting System lo ha evaluado positivamente. Si esperas patrocinio de este sector, envía el congreso en cuanto tengas programa preliminar y sede.
En la práctica, en Madrid esto afecta sobre todo a dos decisiones: la cena oficial del congreso, que si tiene apoyo de la industria debe ajustarse a los límites, y el programa social, que debe separarse de cualquier hospitalidad patrocinada.
Programa social en Madrid
Fuera de los límites anteriores, el programa social es lo que el delegado recuerda. Algunas opciones con datos verificados:
- Recepción de bienvenida. El Madrid Convention Bureau organiza recepciones oficiales para congresos, según su web.
- Cena de gala en un espacio singular. La Galería de Cristal del Palacio de Cibeles admite 800 personas en banquete y 1.200 en cóctel, según el MCB.
- Cena en la propia sede. El espacio polivalente del Palacio Municipal de IFEMA, unido a sus vestíbulos, admite 1.704 personas en banquete, según el MCB.
- Visitas culturales por grupos, en idioma, en las horas libres del programa.
Para cenas grandes, lee nuestra página de cenas de gala. Si necesitas un DMC para traslados y actividades, te lo contamos en DMC en Madrid.
La semana del congreso
- Montaje con planos firmados y responsables por zona.
- Sala de ponentes abierta desde el día anterior.
- Secretaría técnica en sede con personal multilingüe.
- Reunión de coordinación a primera hora con sede, catering, técnica y comité.
- Control de aforos y escaneo de credenciales en sesiones acreditadas.
Después del congreso
- Certificados y créditos.
- Encuesta a delegados, ponentes y expositores.
- Conciliación de habitaciones con cada hotel.
- Liquidación con la sede y los proveedores.
- Informe final con cifras y recomendaciones para la siguiente edición.
Checklist del congreso
Estrategia
- Fechas cruzadas con el calendario de ferias y congresos de Madrid
- Madrid Convention Bureau informado y visitas de inspección planificadas
- Presupuesto con escenarios de asistencia baja, media y alta
Sede y alojamiento
- Contrato de sede con calendario de montaje y condiciones de catering
- Bloqueos de hotel con fechas de liberación escalonadas
- Plan de traslados entre hoteles y sede
Programa
- Comité científico constituido y calendario de resúmenes aprobado
- Ponentes confirmados con viajes y alojamiento
- Acreditación EACCME solicitada con al menos 8 semanas
Ingresos y cumplimiento
- Dossier de patrocinio y plano de exposición
- Revisión de Farmaindustria, MedTech u otros códigos aplicables
- Cuotas e inscripción abiertas con facturación correcta
Operación
- Escaleta por sala y regidores asignados
- Plan de contingencia y de seguridad
- Equipo de secretaría y azafatas con formación previa
Cómo trabajamos los congresos
Como OPC, podemos llevar el congreso completo o solo una parte: sede y alojamiento, secretaría técnica, producción o programa social. El equipo de MC Group, nuestro grupo, ha organizado más de 100 eventos corporativos en Madrid, con personal y event planners dedicados en la ciudad, y congresos médicos internacionales como el WSEI en Barcelona.
Cuéntanos tu congreso en contacto y te enviamos una primera propuesta en 24 horas laborables. Tienes más información sobre el destino en MICE en Madrid y sobre sedes en centros de congresos.
Fuentes
- Madrid Convention Bureau: qué es el MCB y servicios
- Madrid Convention Bureau: calendario de congresos 2027
- Madrid Convention Bureau: MCB 2026, más promoción e impacto social (17/03/2026)
- Ayuntamiento de Madrid: el turismo de congresos y reuniones tuvo un impacto de 5.674 millones en 2024
- Ayuntamiento de Madrid: Madrid logra su séptimo premio como mejor destino de reuniones del mundo (07/12/2025)
- Hosteltur: el ranking ICCA da un vuelco (21/05/2026)
- IFEMA MADRID: recinto ferial
- IFEMA MADRID: Palacio Municipal
- IFEMA MADRID: capacidades del Palacio Municipal 2026
- Madrid Convention Bureau: Madrid Marriott Auditorium Hotel & Conference Center
- Madrid Convention Bureau: Kinepolis Madrid
- Madrid Convention Bureau: Galería de Cristal, Palacio de Cibeles
- Madrid Convention Bureau: infografía de alojamiento e infraestructuras
- UEMS EACCME: acreditación de eventos presenciales
- Farmaindustria: Código de Buenas Prácticas de la Industria Farmacéutica 2025
- Sistema de Autorregulación de Farmaindustria: consultas sobre el artículo 11
- Sistema de Autorregulación de Farmaindustria: observaciones sobre reuniones científicas
- Ethical MedTech: Conference Vetting System
