Einen Kongress in Madrid organisieren: Zeitplan über 24 Monate, Standorte und Checkliste

Ein Kongress ist ein Projekt über zwei Jahre, dessen Bausteine voneinander abhängen. Ohne fest gebuchten Standort gibt es keine Hotelkontingente. Verzögert sich das wissenschaftliche Programm, verzögern sich auch Akkreditierung und Sponsoring. Dieser Leitfaden ordnet die Bausteine zeitlich und überträgt sie auf Madrid: welche Standorte es je nach Größe gibt, wie die Zusammenarbeit mit dem Madrid Convention Bureau funktioniert und welche Regeln für medizinische Kongresse gelten. Wir schreiben ihn als Kongressorganisatoren, mit einem Team, das über 20 Jahre Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen mitbringt.

Warum Madrid für Ihren Kongress?

Madrid spielt in der ersten Liga der Kongressdestinationen. Im ICCA-Ranking 2025, veröffentlicht im Mai 2026, belegte die Stadt laut Hosteltur mit 108 internationalen Verbandskongressen den 13. Platz weltweit, drei mehr als im Vorjahr. Im Dezember 2025 kürten die World Travel Awards Madrid laut der Stadt Madrid zum siebten Mal zum besten Tagungs- und Kongressziel der Welt.

Drei nützliche Zahlen für die Planung:

• 2024 fanden in der Stadt laut der Stadtverwaltung 54.784 Veranstaltungen mit rund 2,58 Millionen Teilnehmenden und einer wirtschaftlichen Wirkung von 5.674 Millionen Euro statt.
• Internationale Delegierte bleiben laut derselben Quelle im Schnitt 4,5 Tage, nationale 2,8 Tage. Das zählt bei der Planung von Hotels und Rahmenprogramm.
• 2025 betreute das Madrid Convention Bureau 187 Kongresse und 31 Firmenevents.

Alle Zahlen zur Destination mit Quellen finden Sie in MICE-Tourismus in Madrid: Zahlen.

Wer macht was bei einem Kongress?

Vor dem Zeitplan sollten die Rollen verteilt sein. Der häufigste Fehler: Das wissenschaftliche Komitee verhandelt am Ende mit Hotels, oder die Agentur mischt sich ins Programm ein.

Zeitplan über 24 Monate

Dies ist die Gesamtübersicht für einen mittelgroßen oder großen internationalen Kongress. Jeder Punkt zeigt, wann ein Arbeitsstrang aktiv ist. Bei einem nationalen Kongress fassen Sie die ersten drei Spalten zu einer zusammen.

Meilensteine, die Sie nicht verschieben sollten

1. M-24 bis M-18. Termine und Standort. Gleichen Sie Ihre Optionen mit dem Messe- und Kongresskalender Madrid 2027 ab. Eine Woche mit 10.000 Augenärztinnen und Augenärzten in der IFEMA, wie beim ESCRS-Kongress im Oktober 2027, verändert die Hotelverfügbarkeit grundlegend.
2. M-18 bis M-12. Standortvertrag und erstes Hotelkontingent. Verhandeln Sie gestaffelte Kontingente mit Freigabefristen.
3. M-12. Website, Call for Abstracts und Sponsoringkonzept. Ohne fertige Sponsoringmappe reserviert die Industrie kein Budget.
4. M-9 bis M-6. Frühbucherregistrierung und vorläufiges Programm. Jetzt reichen Sie den Kongress zur Prüfung nach den Industriekodizes ein.
5. M-6 bis M-3. Festes Programm und Akkreditierung. Die EACCME braucht das Programm mit Zeiten und Referierenden.
6. M-3 bis M-1. Rooming List, Ablaufplan je Saal und Notfallplan.
7. Kongresswoche. Aufbau, Sekretariat vor Ort, Speaker Ready Room, Akkreditierung und Rahmenprogramm.
8. Danach. Teilnahmebescheinigungen, Umfrage, Abgleich mit den Hotels und Abschlussbericht.

Die Bewerbung: So unterstützt Sie das Madrid Convention Bureau

Viele internationale Verbände vergeben ihren Kongress per Bewerbung: Die nationale Fachgesellschaft oder eine Gruppe lokaler Mitglieder bewirbt sich mit Madrid gegen andere Städte. Hier kommt das Madrid Convention Bureau ins Spiel, die Abteilung der Stadt, die Madrid als Tagungsdestination vermarktet. Laut seiner Website umfassen seine Leistungen für Veranstalter:

• Hilfe bei der Standortsuche und bei der Auswahl lokaler Mitgliedsunternehmen.
• Planung von Site Inspections und Treffen während des Bewerbungsverfahrens.
• Koordination der Unterbringung.
• Werbematerial und touristische Informationen für die Teilnehmenden.
• Bewerbung des Kongresses über seine Kanäle.
• Fam Trips aus verschiedenen Märkten.
• Organisation offizieller Willkommensempfänge.

Unser Rat: Binden Sie das MCB ein, sobald Sie mögliche Termine haben. Site Inspections funktionieren am besten mit einem Standortvorschlag, zwei oder drei vorausgewählten Hotels und einer klaren Vorstellung vom Rahmenprogramm. Das MCB veröffentlicht außerdem einen Kongresskalender, in dem Sie prüfen sollten, welche anderen Kongresse in Ihren Zeitraum fallen.

Welcher Standort passt zur Größe des Kongresses?

Madrid hat Standorte für nahezu jede Größe, doch das Angebot konzentriert sich auf zwei Pole: das Umfeld der IFEMA im Campo de las Naciones am Flughafen und die gewachsene Stadt mit Tagungshotels, Universitäten und besonderen Locations. Diese Tabelle fasst die Optionen mit Daten von IFEMA und Madrid Convention Bureau zusammen. Den vollständigen Vergleich finden Sie unter Kongresszentren in Madrid.

Zwei Beobachtungen aus dem Kalender 2027 des Madrid Convention Bureau: Von den 50 Kongressen, die am 15. Oktober 2026 angekündigt waren, finden 18 an Universitäten oder technischen Hochschulen statt, 8 in Hotels und 4 in der IFEMA. Diese vier IFEMA-Kongresse kommen auf 18.300 erwartete Teilnehmende, knapp 45 % der 40.915 der gesamten Liste. Die Lehre daraus: Große Kongresse gehen in die IFEMA, die meisten mittelgroßen wissenschaftlichen Kongresse nutzen aber Universitäten oder Kammern.

Was Sie vor der Unterschrift vom Standort verlangen sollten

• Wegeplan. Der Weg der Delegierten von der Akkreditierung zum Plenum, zu den Parallelsälen, zur Ausstellung und zur Kaffeepause.
• Tatsächlich verfügbare Parallelsäle. Zählen Sie die Säle, die Sie gleichzeitig mit der benötigten Kapazität nutzen können, nicht die aus dem Prospekt.
• Fachausstellung neben der Kaffeepause. Sponsoren zahlen für Frequenz.
• Cateringbedingungen. Ob es Exklusivität gibt und was passiert, wenn mehr Teilnehmende kommen.
• Aufbauplan. Verfügbare Vortage und Anlieferzeiten.
• Speaker Ready Room mit Techniker ab dem Vortag.

Unterkunft: Kontingente und Stadtteile

Madrid zählte laut der 2023 veröffentlichten Infografik des Madrid Convention Bureau 76.354 Hotelbetten und 38.302 Zimmer in 306 Hotels. An Angebot fehlt es nicht. Knapp werden in Wochen mit Großveranstaltungen die Hotels in der Nähe des Standorts.

Bei einem Kongress in der IFEMA verkürzen Hotels im Campo de las Naciones und in Barajas die Transfers, und die Metro verbindet das Gelände in wenigen Minuten mit dem Flughafen. Bei einem Kongress im Zentrum suchen Sie Hotels in Gehweite zum Standort oder an derselben Metrolinie. Ab tausend Delegierten verteilt man das Kontingent üblicherweise auf mehrere Hotels verschiedener Kategorien, mit gestaffelten Freigabefristen.

Die Hotels mit der größten Tagungskapazität vergleichen wir in die besten Tagungshotels in Madrid.

Wissenschaftliches Komitee und Programm

Das Programm verantwortet das wissenschaftliche Komitee. Der PCO liefert Methode und Fristen:

• Programmstruktur. Plenarsitzungen, Symposien, Parallelsitzungen, Workshops und Poster. Legen Sie fest, wie viele Säle Sie gleichzeitig brauchen, bevor Sie den Standort fest buchen.
• Call for Abstracts. Öffnet 9 bis 12 Monate vorher und schließt mit genügend Zeit für Begutachtung und Benachrichtigung.
• Abstract-Plattform. Verblindete Begutachtung, Bewertungsraster und automatische Benachrichtigungen.
• Eingeladene Referierende. Formelle Einladung, Reise- und Unterkunftsbedingungen und Erklärung zu Interessenkonflikten.
• Poster. Elektronisch oder gedruckt; bei gedruckten Postern planen Sie Fläche und Aufbau ein.

Registrierung und Kongresssekretariat

Das Kongresssekretariat ist der Teil des Kongresses, den die Delegierten am stärksten wahrnehmen. Wir empfehlen:

• Gebühren nach Phasen (Frühbucher, regulär und vor Ort) und nach Profil (Mitglied, Nichtmitglied, Assistenzärztin oder Assistenzarzt, Studierende).
• Rechnungsstellung nach spanischem Recht und automatische Teilnahmebescheinigungen.
• Betreuung mindestens auf Spanisch und Englisch.
• Akkreditierung mit QR-Code und Zugangskontrolle zu den Sälen, wenn Fortbildungspunkte vergeben werden.

Sponsoring und Fachausstellung

Bei vielen medizinischen und technischen Kongressen trägt das Sponsoring einen erheblichen Teil des Budgets. Eine gute Sponsoringmappe enthält:

• Pakete mit klaren Gegenleistungen: Stand, Satellitensymposium, Präsenz auf Website und App, gesponserte Sitzung.
• Ausstellungsplan mit Preisen nach Lage.
• Zahlungsplan und Abgabefristen für Material.
• Compliance-Regeln, die die Pharma- und Medizintechnikindustrie betreffen.

Medizinische Kongresse: EACCME und Industriekodizes

Diese Regeln gelten in Madrid genauso wie im übrigen Spanien. Wir fassen das Wesentliche zusammen; die Prüfung durch die Compliance-Abteilung jedes Sponsors ersetzt das nicht.

EACCME-Akkreditierung

Richtet sich Ihr Kongress an Ärztinnen und Ärzte und möchten Sie europäische Fortbildungspunkte anbieten, ist die EACCME-Akkreditierung der UEMS der übliche Weg. Die EACCME empfiehlt, sie mindestens 8 Wochen vor der Veranstaltung zu beantragen. Für verspätete Anträge fällt ein Zuschlag an, und ab einem bestimmten Datum werden sie nicht mehr angenommen. Was den Antrag meist verzögert: offene Zeiten, unbestätigte Referierende und fehlende Erklärungen zu Interessenkonflikten.

Verhaltenskodex von Farmaindustria (Ausgabe 2025)

Laut dem Kodex von Farmaindustria:

Das Selbstkontrollsystem von Farmaindustria veröffentlicht zudem Hinweise zu wissenschaftlichen Veranstaltungen, anhand derer Unternehmen entscheiden, ob sie einen Kongress Dritter unterstützen, etwa wie früh die Kongressinformationen veröffentlicht sein müssen.

Medizintechnik: Conference Vetting System

Mitgliedsunternehmen von MedTech Europe dürfen eine Bildungsveranstaltung Dritter nur unterstützen, wenn das Conference Vetting System sie positiv bewertet hat. Wenn Sie Sponsoring aus dieser Branche erwarten, reichen Sie den Kongress ein, sobald vorläufiges Programm und Standort feststehen.

In der Praxis betrifft das in Madrid vor allem zwei Entscheidungen: das offizielle Kongressdinner, das sich bei Unterstützung durch die Industrie an die Grenzen halten muss, und das Rahmenprogramm, das von jeder gesponserten Bewirtung getrennt sein muss.

Rahmenprogramm in Madrid

Jenseits dieser Grenzen ist das Rahmenprogramm das, woran sich die Delegierten erinnern. Einige Optionen mit geprüften Daten:

• Willkommensempfang. Laut seiner Website organisiert das Madrid Convention Bureau offizielle Empfänge für Kongresse.
• Gala-Dinner an einer besonderen Location. Die Galería de Cristal des Palacio de Cibeles fasst laut MCB 800 Personen beim Bankett und 1.200 beim Empfang.
• Abendessen am Kongressort. Der Espacio Polivalente des Palacio Municipal der IFEMA fasst zusammen mit den Foyers laut MCB 1.704 Personen beim Bankett.
• Kulturführungen in Gruppen und in der jeweiligen Sprache, in den freien Zeiten des Programms.

Für große Abendveranstaltungen lesen Sie unsere Seite zu Gala-Dinnern. Wenn Sie eine DMC für Transfers und Aktivitäten brauchen, erfahren Sie mehr unter DMC in Madrid.

Die Kongresswoche

• Aufbau mit unterschriebenen Plänen und Verantwortlichen je Bereich.
• Speaker Ready Room ab dem Vortag geöffnet.
• Kongresssekretariat vor Ort mit mehrsprachigem Personal.
• Koordinationsbesprechung am frühen Morgen mit Standort, Catering, Technik und Komitee.
• Kapazitätskontrolle und Scannen der Namensschilder in akkreditierten Sitzungen.

Nach dem Kongress

• Bescheinigungen und Fortbildungspunkte.
• Umfrage unter Delegierten, Referierenden und Ausstellern.
• Zimmerabgleich mit jedem Hotel.
• Abrechnung mit Standort und Dienstleistern.
• Abschlussbericht mit Zahlen und Empfehlungen für die nächste Ausgabe.

Checkliste für den Kongress

Strategie

• Termine mit dem Messe- und Kongresskalender Madrid abgeglichen
• Madrid Convention Bureau informiert und Site Inspections geplant
• Budget mit Szenarien für niedrige, mittlere und hohe Teilnahme

Standort und Unterkunft

• Standortvertrag mit Aufbauplan und Cateringbedingungen
• Hotelkontingente mit gestaffelten Freigabefristen
• Transferplan zwischen Hotels und Standort

Programm

• Wissenschaftliches Komitee gebildet und Zeitplan für Abstracts freigegeben
• Referierende bestätigt, mit Reise und Unterkunft
• EACCME-Akkreditierung mindestens 8 Wochen vorher beantragt

Einnahmen und Compliance

• Sponsoringmappe und Ausstellungsplan
• Prüfung nach Farmaindustria, MedTech oder anderen geltenden Kodizes
• Gebühren und Registrierung geöffnet, mit korrekter Rechnungsstellung

Durchführung

• Ablaufplan je Saal und zugewiesene Stage Manager
• Notfall- und Sicherheitsplan
• Sekretariatsteam und Hostessen vorab geschult

So arbeiten wir bei Kongressen

Als PCO übernehmen wir den gesamten Kongress oder nur einen Teil: Standort und Unterkunft, Kongresssekretariat, Produktion oder Rahmenprogramm. Das Team von MC Group, unserer Gruppe, hat mehr als 100 Firmenevents in Madrid organisiert, mit eigenem Personal und eigenen Eventplanern in der Stadt, sowie internationale Medizinkongresse wie den WSEI in Barcelona.

Schildern Sie uns Ihren Kongress über das Kontaktformular, und wir senden Ihnen innerhalb von 24 Arbeitsstunden ein erstes Angebot. Mehr zur Destination finden Sie unter MICE in Madrid und zu Standorten unter Kongresszentren.

Quellen

1. Madrid Convention Bureau: Aufgaben und Leistungen des MCB
2. Madrid Convention Bureau: Kongresskalender 2027
3. Madrid Convention Bureau: MCB 2026, mehr Promotion und soziale Wirkung (17.03.2026)
4. Stadt Madrid: Kongress- und Tagungstourismus mit 5.674 Millionen Euro Wirkung im Jahr 2024
5. Stadt Madrid: Madrid zum siebten Mal bestes Tagungsziel der Welt (07.12.2025)
6. Hosteltur: Umbruch im ICCA-Ranking (21.05.2026)
7. IFEMA MADRID: Messegelände
8. IFEMA MADRID: Palacio Municipal
9. IFEMA MADRID: Kapazitäten des Palacio Municipal 2026
10. Madrid Convention Bureau: Madrid Marriott Auditorium Hotel & Conference Center
11. Madrid Convention Bureau: Kinepolis Madrid
12. Madrid Convention Bureau: Galería de Cristal, Palacio de Cibeles
13. Madrid Convention Bureau: Infografik zu Unterkunft und Infrastruktur
14. UEMS EACCME: Akkreditierung von Präsenzveranstaltungen
15. Farmaindustria: Verhaltenskodex der pharmazeutischen Industrie 2025
16. Selbstkontrollsystem von Farmaindustria: Fragen zu Artikel 11
17. Selbstkontrollsystem von Farmaindustria: Hinweise zu wissenschaftlichen Veranstaltungen
18. Ethical MedTech: Conference Vetting System