¿Qué tipo de reunión organizas?
Cada formato pide una sala distinta y un nivel de logística diferente.
| Formato | Asistentes | Duración | Qué necesita |
|---|---|---|---|
| Consejo de administración | 8 a 20 | Medio día o un día | Sala privada, discreción, videoconferencia y almuerzo servido |
| Encuentro de dirección | 10 a 40 | 1 a 3 días | Sala con luz natural, salas de trabajo y una cena de equipo |
| Workshop o sesión creativa | 15 a 80 | 1 día | Espacio flexible, paredes para trabajar, materiales y facilitación |
| Seminario o formación | 20 a 200 | 1 o 2 días | Montaje en escuela o teatro, técnica fiable y pausas puntuales |
| Jornada de empresa | 50 a 300 | 1 día | Plenaria, breakouts, almuerzo y posible cierre informal |
| Reunión de partners o clientes | 20 a 150 | Medio día | Ubicación cómoda, presentación cuidada y cóctel posterior |
¿Cómo trabajamos una reunión?
- Brief. Objetivo, número de asistentes, fechas y alternativas, formato de sala, horario y presupuesto.
- Selección. Pedimos disponibilidad a las sedes que encajan con un briefing común, para que las respuestas se puedan comparar.
- Propuesta en 24 horas laborables, con dos o tres opciones, lo que incluye cada una y una estimación por partidas.
- Cierre. Revisamos contigo el contrato, la cancelación y los mínimos antes de firmar.
- Preparación. Técnica, menús, acreditaciones, materiales y, si hace falta, alojamiento y traslados.
- El día. Una persona del equipo en sala desde la llegada del primer asistente.
La tarifa por día y delegado
Muchos hoteles y centros de reuniones de Madrid trabajan con paquetes por día y delegado. Son útiles para comparar sedes, pero conviene leer la letra pequeña:
- Qué incluye: sala principal, equipamiento básico, cafés, almuerzo, agua y material de escritura.
- Qué suele quedar fuera: salas de trabajo adicionales, técnico, videoconferencia, horas extra de montaje y cenas.
- Mínimos: muchas tarifas exigen un número mínimo de asistentes. Si el grupo baja, puedes acabar pagando por plazas vacías.
- Cancelación y reducción: revisa en qué fechas puedes reducir el número sin penalización.
Montajes de sala: qué elegir
| Montaje | Para qué sirve | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| Teatro | Presentaciones y plenarias | Máximo aforo, mínima interacción |
| Escuela | Formaciones con portátil o toma de notas | Ocupa casi el doble que el teatro |
| En U | Reuniones de 12 a 30 personas con debate | Todos se ven y ven la pantalla |
| Imperial | Consejos y reuniones de dirección | Formal y cercano; pocos asientos |
| Cabaret | Workshops con trabajo en grupo | Mesas redondas con un lado libre hacia el escenario |
El aforo que publica una sala se refiere casi siempre al montaje en teatro. Antes de reservar, pedimos el plano con el montaje que de verdad vas a usar.
Salas de reuniones en Madrid
Madrid tiene salas para reuniones en casi todos los barrios, pero algunas zonas concentran la oferta:
- Castellana, Azca y Chamartín. El eje financiero, con hoteles de negocios como el NH Collection Eurobuilding o el Meliá Castilla. Práctico para reuniones de dirección y clientes corporativos.
- Campo de las Naciones. Junto a IFEMA y a unos minutos del aeropuerto. El Palacio Municipal tiene 32 salas para grupos de 20 a 350 personas.
- Centro histórico. Sedes con historia como la Casa de América, en el Palacio de Linares, o el Círculo de Bellas Artes, para reuniones con un ambiente distinto.
Tienes la selección completa en salas de reuniones.
Consejos de administración y reuniones de dirección
Para grupos pequeños y de alto nivel, el detalle pesa más que el tamaño. Cuidamos la privacidad de la sala y de las pausas, la puntualidad del servicio, la llegada discreta de los directivos y la conexión con quien participa en remoto. Si la reunión se alarga a dos días, proponemos una cena en un espacio con carácter, como un salón del Casino de Madrid, y alojamiento a pocos minutos a pie.
Una reunión que hemos organizado en Madrid
En junio de 2024 organizamos para Provital un workshop de cosmética natural para 75 profesionales en un ático del centro de Madrid: ponencias, talleres con novedades del sector, gastronomía y tiempo para el networking. Es uno de los más de 100 eventos corporativos que el equipo ha organizado en la ciudad. Tienes más en casos.
Lo que solemos aconsejar
- Elige la ubicación pensando en cómo llegan los asistentes. Tren, avión o coche cambian la sede ideal.
- Pide luz natural para jornadas largas. La diferencia en la atención es enorme.
- Reserva una sala de más para grupos de trabajo o llamadas imprevistas.
- Haz la prueba técnica la víspera, sobre todo si hay videoconferencia.
- Evita las semanas de grandes ferias si no las necesitas. Consulta el calendario de ferias de Madrid 2027.
¿Tienes una reunión en el calendario? Escríbenos con fechas y asistentes y te enviamos opciones en 24 horas laborables.
