Quel type de réunion organisez-vous ?
Chaque format demande une salle différente et un niveau de logistique propre.
| Format | Participants | Durée | Ce qu'il lui faut |
|---|---|---|---|
| Conseil d'administration | 8 à 20 | Une demi-journée ou une journée | Salle privée, discrétion, visioconférence et déjeuner servi |
| Comité de direction | 10 à 40 | 1 à 3 jours | Salle avec lumière naturelle, salles de sous-commission et un dîner d'équipe |
| Workshop ou session créative | 15 à 80 | 1 jour | Espace modulable, murs pour travailler, matériel et animation |
| Séminaire ou formation | 20 à 200 | 1 ou 2 jours | Disposition en classe ou en théâtre, technique fiable et pauses à l'heure |
| Journée d'entreprise | 50 à 300 | 1 jour | Plénière, ateliers, déjeuner et éventuellement une clôture informelle |
| Réunion partenaires ou clients | 20 à 150 | Une demi-journée | Emplacement pratique, présentation soignée et cocktail ensuite |
Comment travaillons-nous une réunion ?
- Brief. Objectif, nombre de participants, dates et alternatives, configuration de salle, horaires et budget.
- Sélection. Nous demandons les disponibilités aux lieux qui conviennent à partir d'un brief commun, pour que les réponses soient comparables.
- Proposition sous 24 h ouvrées, avec deux ou trois options, le détail de ce que comprend chacune et une estimation par poste.
- Réservation. Nous passons en revue avec vous le contrat, l'annulation et les minimums avant la signature.
- Préparation. Technique, menus, badges, supports et, si nécessaire, hébergement et transferts.
- Le jour J. Une personne de l'équipe en salle dès l'arrivée du premier participant.
Le forfait journée d'étude
De nombreux hôtels et centres de réunions de Madrid travaillent avec des forfaits par jour et par participant. Ils sont utiles pour comparer les lieux, mais il faut lire les petites lignes :
- Ce qui est inclus : salle plénière, équipement de base, pauses café, déjeuner, eau et papeterie.
- Ce qui reste souvent en dehors : salles de sous-commission supplémentaires, technicien, visioconférence, heures de montage en plus et dîners.
- Minimums : beaucoup de forfaits exigent un nombre minimum de participants. Si le groupe diminue, vous risquez de payer des places vides.
- Annulation et réduction : vérifiez jusqu'à quelles dates vous pouvez réduire l'effectif sans pénalité.
Configurations de salle : laquelle choisir
| Configuration | À quoi elle sert | À prendre en compte |
|---|---|---|
| Théâtre | Présentations et plénières | Capacité maximale, interaction minimale |
| Classe | Formations avec ordinateur ou prise de notes | Occupe presque deux fois plus de place que le théâtre |
| En U | Réunions de 12 à 30 personnes avec échanges | Chacun voit les autres et l'écran |
| Impériale | Conseils et comités de direction | Formelle et proche ; peu de places |
| Cabaret | Workshops avec travail en groupe | Tables rondes avec un côté laissé libre face à la scène |
La capacité annoncée par une salle correspond presque toujours à la disposition en théâtre. Avant de réserver, nous demandons le plan avec la configuration que vous utiliserez réellement.
Salles de réunion à Madrid
Madrid propose des salles de réunion dans presque tous les quartiers, mais certaines zones concentrent l'offre :
- Castellana, Azca et Chamartín. L'axe financier, avec des hôtels d'affaires comme le NH Collection Eurobuilding ou le Meliá Castilla. Pratique pour les comités de direction et les clients corporate.
- Campo de las Naciones. À côté d'IFEMA et à quelques minutes de l'aéroport. Le Palacio Municipal compte 32 salles pour des groupes de 20 à 350 personnes.
- Centre historique. Des lieux chargés d'histoire comme la Casa de América, dans le Palacio de Linares, ou le Círculo de Bellas Artes, pour des réunions dans une autre ambiance.
Retrouvez la sélection complète dans salles de réunion.
Conseils d'administration et comités de direction
Pour les petits groupes de haut niveau, le détail compte plus que la taille. Nous veillons à la confidentialité de la salle et des pauses, à la ponctualité du service, à l'arrivée discrète des dirigeants et à la connexion avec les participants à distance. Si la réunion s'étend sur deux jours, nous proposons un dîner dans un lieu de caractère, comme un salon du Casino de Madrid, et un hébergement à quelques minutes à pied.
Une réunion que nous avons organisée à Madrid
En juin 2024, nous avons organisé pour Provital un workshop de cosmétique naturelle pour 75 professionnels dans un penthouse du centre de Madrid : conférences, ateliers sur les nouveautés du secteur, gastronomie et temps de networking. C'est l'un des plus de 100 événements d'entreprise que l'équipe a organisés dans la ville. Vous en trouverez d'autres dans nos références.
Nos conseils habituels
- Choisissez l'emplacement en fonction de la façon dont arrivent les participants. Train, avion ou voiture : le lieu idéal change.
- Demandez de la lumière naturelle pour les longues journées. La différence d'attention est énorme.
- Réservez une salle de plus pour les groupes de travail ou les appels imprévus.
- Faites le test technique la veille, surtout s'il y a de la visioconférence.
- Évitez les semaines de grands salons si vous n'en avez pas besoin. Consultez le calendrier des salons de Madrid 2027.
Une réunion à l'agenda ? Écrivez-nous avec vos dates et le nombre de participants et nous vous enverrons des options sous 24 h ouvrées.
