您要组织哪种会议？
每种形式需要不同的会议室和不同程度的后勤安排。
| 形式 | 人数 | 时长 | 需要什么 |
|---|---|---|---|
| 董事会 | 8至20人 | 半天或一天 | 私密会议室、保密性、视频会议和桌餐午餐 |
| 管理层会议 | 10至40人 | 1至3天 | 有自然光的会议室、分组讨论室和团队晚餐 |
| 工作坊或创意会议 | 15至80人 | 1天 | 灵活空间、可用于贴写的墙面、物料和引导师 |
| 研讨会或培训 | 20至200人 | 1至2天 | 课桌式或剧院式摆台、可靠的技术设备和准时的茶歇 |
| 企业活动日 | 50至300人 | 1天 | 全体大会、分组会议、午餐，以及可选的轻松收尾 |
| 合作伙伴或客户会议 | 20至150人 | 半天 | 交通便利的位置、精心准备的演示和会后鸡尾酒会 |
我们如何筹备一场会议？
- 需求简报。 目标、参会人数、日期及备选日期、会议室形式、时间安排和预算。
- 筛选。 我们以统一的需求说明向合适的场地询问档期，确保回复可以相互比较。
- 24个工作小时内提交方案，提供两到三个选项，说明各自包含的内容和分项预算估算。
- 签约。 签署前与您一起审核合同、取消条款和最低人数。
- 筹备。 技术设备、菜单、签到胸卡、物料，必要时还有住宿和接送。
- 会议当天。 从第一位参会者到场起，就有团队成员驻场。
按人按天的会议套餐价
马德里许多酒店和会议中心都提供按人按天计价的会议套餐。它便于比较场地，但要仔细阅读细则：
- 包含内容： 主会议室、基础设备、茶歇、午餐、饮用水和文具。
- 通常不包含： 额外的分组讨论室、技术人员、视频会议、搭建超时和晚餐。
- 最低人数： 很多套餐要求最低参会人数。如果人数减少，您可能要为空位付费。
- 取消与减员： 核对在哪些日期之前可以减少人数而不被罚款。
会议室摆台：如何选择
| 摆台方式 | 用途 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 剧院式 | 演示和全体大会 | 容纳人数最多，互动最少 |
| 课桌式 | 需要使用笔记本电脑或做笔记的培训 | 占用面积几乎是剧院式的两倍 |
| U形 | 12至30人、需要讨论的会议 | 所有人都能看到彼此和屏幕 |
| 董事会式 | 董事会和管理层会议 | 正式而亲近；座位较少 |
| 鸡尾酒圆桌式（cabaret） | 需要分组工作的工作坊 | 圆桌朝向舞台的一侧留空 |
会议室公布的容纳人数几乎都是指剧院式摆台。预订前，我们会索取您实际要用的摆台平面图。
马德里的会议室
马德里几乎每个街区都有会议室，但部分区域尤为集中：
- 卡斯特利亚纳大街、Azca和查马丁。 金融中轴线，汇集NH Collection Eurobuilding、Meliá Castilla等商务酒店，适合管理层会议和企业客户会议。
- Campo de las Naciones。 紧邻IFEMA，距机场仅几分钟车程。市政宫（Palacio Municipal）拥有32间会议室，可容纳20至350人。
- 历史中心。 富有历史底蕴的场地，例如位于利纳雷斯宫（Palacio de Linares）的美洲之家（Casa de América），或马德里美术协会（Círculo de Bellas Artes），让会议拥有不一样的氛围。
完整精选请查看会议室。
董事会和管理层会议
对于高层级的小型团队，细节比规模更重要。我们注重会议室和茶歇区的私密性、服务的准时、高管的低调抵达，以及与远程参会者的连线。如果会议延续两天，我们会推荐在有特色的场地安排晚宴，例如Casino de Madrid的某个厅堂，并安排步行几分钟即可到达的住宿。
我们在马德里组织的一场会议
2024年6月，我们为Provital在马德里市中心一处顶层空间组织了面向75位专业人士的天然美妆工作坊：专题演讲、展示行业新品的工作坊、餐饮和交流时间。这是团队在马德里组织的100多场企业活动之一。更多内容请查看案例。
我们的建议
- 根据参会者的出行方式选择地点。 火车、飞机或自驾，理想的场地各不相同。
- 长时间会议要选有自然光的会议室。 对专注度的影响非常大。
- 多订一间会议室，用于分组讨论或临时电话。
- 前一天进行技术彩排，尤其是有视频会议时。
- 如非必要，避开大型展会周。 请查看2027年马德里展会日历。
您的日程上有会议要办吗？把日期和人数告诉我们，我们将在24个工作小时内发送选项。
