Welche Art von Tagung planen Sie?
Jedes Format verlangt einen anderen Raum und einen anderen logistischen Aufwand.
| Format | Teilnehmer | Dauer | Was es braucht |
|---|---|---|---|
| Aufsichtsratssitzung | 8 bis 20 | Halber oder ganzer Tag | Separater Raum, Diskretion, Videokonferenz und serviertes Mittagessen |
| Treffen der Geschäftsführung | 10 bis 40 | 1 bis 3 Tage | Raum mit Tageslicht, Gruppenräume und ein Teamdinner |
| Workshop oder Kreativsession | 15 bis 80 | 1 Tag | Flexibler Raum, Wände zum Arbeiten, Material und Moderation |
| Seminar oder Schulung | 20 bis 200 | 1 oder 2 Tage | Parlamentarische Bestuhlung oder Reihenbestuhlung, zuverlässige Technik und pünktliche Pausen |
| Firmentag | 50 bis 300 | 1 Tag | Plenum, Breakouts, Mittagessen und eventuell ein lockerer Ausklang |
| Partner- oder Kundentreffen | 20 bis 150 | Halber Tag | Gut erreichbare Lage, sorgfältige Präsentation und anschließender Empfang |
Wie gehen wir bei einer Tagung vor?
- Briefing. Ziel, Teilnehmerzahl, Termine und Alternativen, Bestuhlung, Zeitplan und Budget.
- Auswahl. Wir fragen die passenden Locations mit einem einheitlichen Briefing nach Verfügbarkeit an, damit sich die Antworten vergleichen lassen.
- Angebot innerhalb von 24 Arbeitsstunden, mit zwei oder drei Optionen, den jeweiligen Leistungen und einer Kostenschätzung nach Positionen.
- Buchung. Wir gehen Vertrag, Stornobedingungen und Mindestzahlen vor der Unterschrift mit Ihnen durch.
- Vorbereitung. Technik, Menüs, Namensschilder, Unterlagen und bei Bedarf Unterbringung und Transfers.
- Der Tag selbst. Eine Person aus unserem Team ist ab der Ankunft des ersten Teilnehmers im Saal.
Die Tagungspauschale
Viele Hotels und Tagungszentren in Madrid arbeiten mit Tagungspauschalen pro Person und Tag. Sie helfen beim Vergleich von Locations, aber es lohnt sich, das Kleingedruckte zu lesen:
- Was enthalten ist: Hauptraum, Grundausstattung, Kaffeepausen, Mittagessen, Wasser und Schreibmaterial.
- Was meist nicht enthalten ist: zusätzliche Gruppenräume, Techniker, Videokonferenz, zusätzliche Aufbaustunden und Abendessen.
- Mindestzahlen: Viele Pauschalen setzen eine Mindestteilnehmerzahl voraus. Wird die Gruppe kleiner, zahlen Sie unter Umständen für leere Plätze.
- Storno und Reduzierung: Prüfen Sie, bis zu welchem Datum Sie die Teilnehmerzahl ohne Kosten reduzieren können.
Bestuhlung: welche passt?
| Bestuhlung | Wofür sie sich eignet | Zu beachten |
|---|---|---|
| Reihenbestuhlung | Präsentationen und Plenarsitzungen | Maximale Kapazität, minimale Interaktion |
| Parlamentarische Bestuhlung | Schulungen mit Laptop oder Notizen | Braucht fast doppelt so viel Platz wie Reihenbestuhlung |
| U-Form | Besprechungen mit 12 bis 30 Personen und Diskussion | Alle sehen sich und die Leinwand |
| Blocktafel | Aufsichtsrats- und Führungstreffen | Formell und nah; wenige Plätze |
| Cabaret-Bestuhlung | Workshops mit Gruppenarbeit | Runde Tische mit einer freien Seite zur Bühne |
Die Kapazität, die ein Raum angibt, bezieht sich fast immer auf Reihenbestuhlung. Vor der Buchung fordern wir den Grundriss mit der Bestuhlung an, die Sie tatsächlich nutzen werden.
Tagungsräume in Madrid
Madrid hat Tagungsräume in fast jedem Viertel, aber einige Gegenden bündeln das Angebot:
- Castellana, Azca und Chamartín. Die Finanzachse der Stadt, mit Businesshotels wie dem NH Collection Eurobuilding oder dem Meliá Castilla. Praktisch für Treffen der Geschäftsführung und Firmenkunden.
- Campo de las Naciones. Direkt neben der IFEMA und wenige Minuten vom Flughafen entfernt. Der Palacio Municipal hat 32 Räume für Gruppen von 20 bis 350 Personen.
- Historisches Zentrum. Häuser mit Geschichte wie die Casa de América im Palacio de Linares oder der Círculo de Bellas Artes, für Tagungen in einer anderen Atmosphäre.
Die vollständige Auswahl finden Sie unter Meetingräume.
Aufsichtsratssitzungen und Treffen der Geschäftsführung
Bei kleinen Gruppen auf hoher Ebene zählt das Detail mehr als die Größe. Wir achten auf Privatsphäre im Raum und in den Pausen, pünktlichen Service, eine diskrete Ankunft der Führungskräfte und die Verbindung mit allen, die sich aus der Ferne zuschalten. Dauert das Treffen zwei Tage, schlagen wir ein Abendessen in einer Location mit Charakter vor, etwa in einem Salon des Casino de Madrid, und eine Unterkunft wenige Gehminuten entfernt.
Eine Tagung, die wir in Madrid organisiert haben
Im Juni 2024 haben wir für Provital einen Naturkosmetik-Workshop für 75 Fachleute in einem Penthouse im Zentrum Madrids organisiert: Vorträge, Workshops zu Neuheiten der Branche, Gastronomie und Zeit für Networking. Er ist eines von mehr als 100 Firmenevents, die das Team in der Stadt organisiert hat. Weitere finden Sie unter Referenzen.
Was wir in der Regel empfehlen
- Wählen Sie die Lage danach, wie die Teilnehmer anreisen. Zug, Flugzeug oder Auto verändern die ideale Location.
- Achten Sie auf Tageslicht bei langen Tagungen. Der Unterschied in der Aufmerksamkeit ist enorm.
- Buchen Sie einen Raum mehr für Arbeitsgruppen oder unerwartete Telefonate.
- Machen Sie den Techniktest am Vortag, vor allem bei Videokonferenzen.
- Meiden Sie Wochen mit großen Messen, wenn Sie sie nicht brauchen. Werfen Sie einen Blick in den Madrider Messekalender 2027.
Steht eine Tagung in Ihrem Kalender? Schreiben Sie uns Termine und Teilnehmerzahl, und wir senden Ihnen innerhalb von 24 Arbeitsstunden Optionen.
