Quatre types de lieux pour quatre besoins
Centres de congrès et parcs des expositions
Pour les congrès avec exposition commerciale, grandes plénières et nombreuses salles en parallèle, Madrid dispose du parc des expositions d'IFEMA, avec ses centres de conventions Nord et Sud, et du Palacio Municipal, doté d'un auditorium de 1 812 fauteuils. Nous les comparons dans centres de congrès.
Hôtels pour conventions
Plénière, salles de sous-commission, repas et chambres dans le même bâtiment. C'est la solution la plus courante pour les conventions d'entreprise, les kick-offs et les séminaires de plusieurs jours. Madrid compte des hôtels avec un auditorium de 2 000 places et des salles de banquet pour 1 000 personnes. Comparez-les dans hôtels pour conventions.
Salles de réunion et de séminaire
Hôtels d'affaires, palais des congrès aux salles modulables et lieux culturels et institutionnels, avec des salles de 20 à 350 personnes. Ils conviennent aux réunions et séminaires, formations, conseils d'administration et présentations à la presse. Découvrez-les dans salles de réunion.
Lieux insolites
Palais, cercles historiques, manufactures royales, centres culturels installés dans d'anciens bâtiments industriels et terrasses en hauteur pour les soirées de gala, réceptions, lancements de produit et voyages incentive. Retrouvez-les dans lieux insolites.
Comment nous choisissons le lieu de votre événement
Avant de proposer un lieu, nous vérifions toujours les mêmes points : l'objectif de l'événement, le nombre de participants et la configuration, les dates et leurs alternatives, le budget par poste, le profil du groupe et ce qui se passe avant et après : hébergement, transferts et dîners. À Madrid, nous ajoutons une variable qui pèse lourd : le quartier. Un événement à côté d'IFEMA, à quelques minutes de l'aéroport, n'a rien à voir avec un événement dans le centre historique ou sur la Castellana. À partir de tout cela, nous préparons une liste courte de deux ou trois options à disponibilité confirmée, pas un catalogue de cinquante.
Comment nous menons la recherche et la réservation
- Demande de disponibilité. Nous demandons date, capacité et conditions à chaque lieu avec le même brief, pour obtenir des réponses comparables.
- Options et pré-réservations. Nous bloquons la date pendant que vous décidez et suivons chaque délai de confirmation.
- Repérages. Nous visitons avec vous ou à votre place. Nous vérifions accès, chargement et déchargement, office traiteur, loges, puissance électrique, acoustique, wifi et plan B en extérieur.
- Négociation. Nous comparons tarifs, minimums de consommation, heures de montage et de démontage, exclusivités traiteur ou technique et conditions d'annulation. Pour les hôtels, également le contingent de chambres et son calendrier de rétrocession.
- Contrat. Nous examinons acomptes, paiements, annulation, force majeure, assurances et autorisations, et vous expliquons chaque clause avant la signature.
- Production. Une fois le lieu confirmé, nous coordonnons traiteur, technique, scénographie, personnel et logistique avec un interlocuteur unique.
Quel lieu pour quel format ?
| Format | Type de lieu habituel | Par où commencer |
|---|---|---|
| Congrès avec exposition commerciale | Parc des expositions ou palais des congrès | Centres de congrès |
| Convention de plusieurs jours avec hébergement | Hôtel avec auditorium ou salon et salles de sous-commission | Hôtels pour conventions |
| Réunion, séminaire ou conseil | Salle d'hôtel d'affaires ou lieu institutionnel | Salles de réunion |
| Soirée de gala ou réception | Palais, cercle historique ou grand salon | Lieux insolites |
| Lancement de produit | Lieu culturel, halle industrielle ou cinéma grand format | Lancements de produit |
| Voyage incentive | Hôtel, lieux insolites et escapades proches | Voyages incentive |
Beaucoup de programmes combinent plusieurs lieux : plénière dans un hôtel de congrès ou à IFEMA, dîner de bienvenue dans un salon du centre et rendez-vous clients dans un hôtel de la Castellana. Concevoir cet enchaînement avec des transferts et des horaires réalistes fait partie de notre travail.
Les règles à connaître
Beaucoup de lieux insolites de Madrid sont des bâtiments protégés ou des équipements publics et culturels. Cela implique des créneaux en dehors des heures de visite, des montages rapides, des limites de son et d'accroche, parfois des traiteurs agréés et des autorisations pour les spectacles ou les effets spéciaux. Pendant les semaines de grands salons et de congrès à IFEMA, la disponibilité chute et les conditions changent. Nous en tenons compte dès la première proposition.
Comment lire nos fiches
Chaque fiche présente les données principales du lieu, comme les capacités, les salles, les chambres ou l'emplacement, issues du site officiel du lieu ou du Madrid Convention Bureau, avec le lien vers la source et la date de mise à jour. Quand un chiffre n'est pas publié ou que les sources divergent, nous ne l'indiquons pas. Nous précisons aussi à quels formats convient chaque lieu et ce qu'il faut vérifier du point de vue de la production. Pour comparer les capacités, consultez le guide lieux insolites de Madrid par capacité.
Demandez des options pour votre événement
Indiquez-nous vos dates, le nombre de participants et le format. Sous 24 h ouvrées, nous vous enverrons une première proposition avec des lieux réellement disponibles.