De quel type de convention avez-vous besoin ?
Le mot convention recouvre des formats très différents. Les nommer aide à choisir le bon lieu et la bonne durée.
| Type | Objectif | Participants habituels | Durée type |
|---|---|---|---|
| Kick-off commercial | Lancer l'année avec des objectifs clairs et de l'énergie | 80 à 600 commerciaux | 1 ou 2 jours |
| Réunion annuelle d'entreprise | Partager résultats et stratégie avec tout le personnel | 200 à 2 000 personnes | 1 jour |
| Convention de distributeurs | Présenter les nouveautés et renforcer la relation avec le réseau | 50 à 400 invités | 2 jours |
| Séminaire de direction | Travailler la stratégie avec l'équipe dirigeante | 15 à 80 personnes | 1 à 3 jours |
| Convention internationale | Réunir les filiales de plusieurs pays | 150 à 1 000 personnes | 2 à 4 jours |
Une convention d'une journée avec des équipes basées à Madrid se passe d'hôtel. Dès qu'une partie du groupe vient d'autres villes, la nuit d'hôtel change la logistique, le budget et aussi l'opportunité : un dîner ensemble la veille fait souvent plus pour l'équipe qu'une heure de présentations supplémentaire.
Comment organisons-nous une convention ?
- Brief. Objectif, public, dates, nombre de participants, provenance et budget.
- Proposition sous 24 h ouvrées. Concept, deux ou trois lieux disponibles, programme type et estimation par poste.
- Conception. Conducteur complet, scénographie, contenus, intervenants, dynamiques et soirée de clôture.
- Production. Contrats avec le lieu, l'hôtel et les prestataires, inscription des participants, supports et répétitions.
- Convention. Équipe sur place dès le montage, régie, contrôle technique et coordination des transferts.
- Clôture. Enquête auprès des participants, décompte par poste et rapport d'enseignements.
Où organiser une convention à Madrid ?
Madrid offre un large choix de lieux pour les conventions, répartis dans plusieurs quartiers. Choisir le quartier compte autant que choisir le bâtiment.
- Campo de las Naciones et abords d'IFEMA. Près de l'aéroport, avec des hôtels de congrès et le Palacio Municipal d'IFEMA pour les grandes plénières. Très pratique pour les groupes qui arrivent en avion.
- Nord de la Castellana et Cuatro Torres. Des hôtels de grande hauteur avec de vastes salons, comme l'Eurostars Madrid Tower, près de la gare de Chamartín.
- Chamartín et Cuzco. Des hôtels de congrès classiques comme le NH Collection Eurobuilding ou le Meliá Castilla, bien reliés au centre.
- Corridor de l'A-2. Le Madrid Marriott Auditorium, avec un auditorium de 2 000 personnes et 869 chambres, pour les grandes conventions où tout se passe sous le même toit.
- Pozuelo de Alarcón. Kinépolis Madrid, avec 25 salles de cinéma, pour des plénières avec projection grand format.
- Centre historique. Des lieux de caractère comme le Círculo de Bellas Artes ou le Casino de Madrid, pour des conventions plus petites ou pour la soirée de clôture.
Vous trouverez le comparatif complet dans hôtels pour séminaires et dans le guide des meilleurs hôtels pour conventions à Madrid.
La soirée de la convention
Le dîner de clôture est le moment dont l'équipe se souvient. Nous proposons des lieux différents de celui des sessions, pour que le changement de décor marque la fin du travail : un palais du centre, un ancien abattoir devenu centre culturel, une terrasse en hauteur ou une usine historique. S'il y a une remise de trophées, nous la répartissons en séquences courtes entre les plats et la produisons avec le même conducteur que la plénière. Pour les spectacles et les artistes, nous travaillons avec Mr. Fenómeno, marque sœur qui se produit à Madrid.
[re] Conventions Experience, notre format propre
Si vous cherchez une convention qui va au-delà du salon d'hôtel, [re] Conventions Experience est le format développé par MC Group : des lieux de caractère, des dîners et activités après le congrès, des installations clé en main et un networking conçu pour que les rencontres aient lieu. À Madrid, c'est l'équipe d'ECM qui le produit, avec du personnel et des event planners dédiés sur place.
Nos conseils habituels
- Fixez la date avec le calendrier d'IFEMA sous les yeux. FITUR, ARCOmadrid ou un grand congrès médical modifient la disponibilité hôtelière de toute la ville. Consultez le calendrier des salons de Madrid 2027.
- Calculez la capacité avec la configuration réelle. Une salle de 1 000 personnes en théâtre en accueille nettement moins en banquet ou avec une grande scène.
- Laissez respirer le programme. Des pauses de 30 minutes et un moment libre avant le dîner améliorent davantage l'attention qu'une session de plus.
- Répétez avec les intervenants sur scène, pas seulement avec les slides. Dix minutes de répétition évitent bien des blancs.
- Planifiez les transferts en fonction de la circulation réelle. Entre IFEMA et le centre, l'heure de départ détermine la durée du trajet.
- Mesurez à la fin. Une courte enquête le jour même fournit des informations utiles pour l'édition suivante.
Vous avez déjà des dates et un nombre de participants ? Parlez-nous de votre convention et nous vous enverrons une première proposition sous 24 h ouvrées.
