Que fait une DMC à Madrid ?
Quand une entreprise de Francfort, de Londres ou de Mexico décide d'emmener son équipe à Madrid, elle a besoin de quelqu'un sur place qui sache quel hôtel convient à son groupe, quel restaurant peut servir 150 personnes en même temps, combien de temps met réellement un autocar depuis Barajas à six heures du soir et quelles semaines il vaut mieux éviter. C'est le rôle d'une DMC : transformer un programme conçu à distance en quelque chose qui fonctionne sur le terrain.
Madrid accueille beaucoup de tourisme d'affaires international. Selon le Madrid Convention Bureau, en 2024, le participant international à une réunion est resté en moyenne 4,5 jours dans la ville. Ce sont des séjours longs, qui mêlent travail, culture et gastronomie, et qui demandent un partenaire local capable de tout couvrir.
Avec qui travaillons-nous ?
- Des entreprises internationales qui organisent leur convention, leur séminaire de direction ou leur voyage incentive à Madrid sans équipe propre en Espagne.
- Des agences événementielles et d'incentive étrangères qui ont besoin d'un partenaire local, souvent en marque blanche.
- Des associations et PCO étrangers qui tiennent un congrès à Madrid et cherchent un appui pour les hôtels, les transferts et le programme social.
- Des entreprises espagnoles qui reçoivent des délégations venues de l'extérieur, comme des filiales, des clients ou des partenaires.
Comment nous travaillons avec les agences étrangères
- Nous recevons votre brief avec dates, nombre de participants, profil du groupe et budget indicatif.
- Nous vous envoyons une proposition sous 24 h ouvrées, en espagnol ou en anglais, avec hôtel, programme et estimation par poste. Si vous travaillez en marque blanche, nous la préparons sans notre marque.
- Nous ajustons le programme avec vous autant de fois que nécessaire, jusqu'à validation par votre client.
- Nous contractons hôtels, restaurants, guides, transport et prestataires en votre nom ou au nôtre, selon votre préférence.
- Nous accueillons le groupe et l'accompagnons tout au long du programme avec des coordinateurs sur place.
- Nous clôturons avec un décompte détaillé et un rapport pour votre client.
Ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas
| Inclus habituellement | Sur demande | Hors de notre périmètre |
|---|---|---|
| Hôtels et gestion du blocage | Production d'événements et de galas | Émission des billets d'avion |
| Transferts et autocars | Spectacles et artistes | Visas et démarches consulaires |
| Guides officiels et visites | Cadeaux et goodies | Assurances voyage des participants |
| Restaurants et dîners | Photo et vidéo | |
| Coordination sur place | Escapades hors de Madrid |
Langues et groupes internationaux
Nous travaillons en espagnol et en anglais et coordonnons des guides et des interprètes dans d'autres langues. Nous adaptons aussi le programme aux habitudes de chaque marché : horaires des repas, préférences alimentaires, rythme des visites ou type d'activités. L'heure du dîner à Madrid surprend de nombreux groupes étrangers : nous l'expliquons à l'avance et ajustons le programme pour qu'il fonctionne.
L'expérience du groupe
À Madrid, l'équipe a organisé plus de 100 événements d'entreprise et dispose de personnel et d'event planners dédiés sur place, qui connaissent ses hôtels, ses lieux et ses prestataires. Parmi ces événements figurent les dîners de Noël d'Edenred à l'Espacio Harley et au Hard Rock Cafe Madrid. En tant que partenaire local d'entreprises internationales, le groupe a aussi travaillé à Barcelone : événements clients pendant des salons comme l'ISE, accueil des Hosted Buyers de l'IBTM pour Meliá ou congrès médical international WSEI. Tous les projets, avec leur ville réelle, figurent dans nos références.
Ce dont nous avons besoin dans le brief
- Dates et alternatives, nombre de participants et provenance.
- Profil du groupe : commerciaux, clients, dirigeants, médecins, accompagnants.
- Objectif du voyage et moments incontournables.
- Catégorie d'hôtel et type de chambre.
- Budget indicatif par personne ou global.
- Langue de travail et langue du groupe.
Visites d'inspection
Avant de décider, de nombreuses agences et entreprises veulent voir la destination. Nous organisons des visites d'inspection d'un ou deux jours avec hôtels, lieux de dîner et restaurants, pour que le déplacement en vaille la peine. Si vous ne pouvez pas venir, nous faisons les visites pour vous et vous envoyons vidéos, photos, plans et nos notes de production.
Pourquoi une DMC locale
De l'extérieur, réserver un hôtel est facile ; le plus difficile, c'est tout ce qui se passe autour. Une DMC avec des bureaux à Madrid peut visiter un lieu la semaine même, négocier en face à face, réagir à un vol retardé ou à un changement de dernière minute et connaître la ville telle qu'elle fonctionne un mardi ordinaire, pas telle qu'elle apparaît dans une brochure. Si votre programme comprend un événement, consultez aussi événements d'entreprise et soirées de gala.
Vous amenez un groupe à Madrid ? Présentez-nous le programme et nous vous enverrons une proposition sous 24 h ouvrées.
