Casi todos los briefs que nos llegan empiezan igual: "¿cuánto nos va a costar?". Antes de dar una cifra, preferimos explicar de dónde sale, porque un presupuesto de convención no es un precio por persona: es la suma de diez o doce partidas que se mueven por razones distintas. En esta guía no encontrarás tarifas de hoteles ni de proveedores, porque cambian con cada fecha y cada negociación. Sí encontrarás qué partidas pesan en Madrid, qué las sube, qué impuestos se aplican y una plantilla para pedir ofertas que se puedan comparar de verdad.
¿Qué hace subir o bajar el coste de una convención en Madrid?
Estos son los factores que más mueven el total, ordenados por el impacto que solemos ver en convenciones de 100 a 500 personas:
- La fecha frente al calendario de la ciudad. Madrid concentra ferias en IFEMA, congresos médicos, finales deportivas, conciertos y ahora un Gran Premio de Fórmula 1. En esas semanas los hoteles priorizan a ese público y las condiciones de grupo empeoran.
- Las noches de alojamiento. Cada noche multiplica habitaciones, desayunos y buena parte de la restauración. Pasar de tres noches a dos suele ser el ahorro más grande y más rápido.
- La zona del hotel. No cuesta lo mismo un hotel en el Paseo del Prado que uno junto a IFEMA o en la Castellana norte, ni tienen la misma demanda en las mismas fechas.
- El tipo de sede. Reunirte en el salón del propio hotel con un paquete por día no se parece a alquilar un recinto o un espacio singular que hay que montar.
- La producción. Escenario, LED, iluminación, realización, streaming o traducción simultánea pueden ir de lo básico de la sala a una producción completa.
- El programa social. Cenas fuera, actividades y excursiones suman espacio, catering, autocares y personal.
- La antelación. Con tiempo hay alternativas y margen de negociación. Sin tiempo, se paga lo disponible.
Partidas del presupuesto: qué entra en cada una
| Partida | Qué incluye | Qué la mueve en Madrid | Pregunta clave al proveedor |
|---|---|---|---|
| Alojamiento | Habitaciones, desayuno, early check-in | Semanas de feria y grandes eventos, zona, categoría, individuales o dobles | ¿Cuál es la fecha de corte para liberar habitaciones sin coste? |
| Sede y salas | Plenaria, salas paralelas, zona de exposición, días de montaje | Hotel con paquete o sede independiente, horas de montaje, días extra | ¿Qué horarios incluye el alquiler y cuánto cuesta el día de montaje? |
| Restauración | Pausas café, almuerzos, cócteles, cenas, bebidas | Formato (buffet, sentado, cóctel), barra libre, menús especiales | ¿El precio incluye bebidas, personal y menaje? |
| Audiovisual | Sonido, pantallas, LED, iluminación, técnicos | Tamaño de la plenaria, número de salas a la vez, streaming | ¿Hay proveedor audiovisual obligatorio en la sede? |
| Escenografía | Escenario, decorado, señalética, photocall | Construcción a medida o elementos reutilizables | ¿Qué permite colgar o anclar la sede? |
| Transporte | Traslados aeropuerto y AVE, autocares de programa | Llegadas dispersas, cenas lejos del hotel, tráfico en horas punta | ¿Cuántos servicios hay y con qué tiempos de espera? |
| Programa social | Actividades, visitas, excursiones, cena de gala | Espacios singulares, privatizaciones, salidas a Toledo o Segovia | ¿Qué está incluido si llueve o hace calor extremo? |
| Personal | Coordinación, azafatas, traductores, seguridad | Número de sedes, idiomas, jornadas largas | ¿Cómo se facturan las horas extra? |
| Tecnología | Web de inscripción, app, acreditaciones | Desarrollo a medida o plataforma estándar | ¿Quién gestiona los datos de los asistentes? |
| Seguros y permisos | Responsabilidad civil, cancelación, licencias | Actividades especiales, uso de vía pública | ¿Qué cubre la póliza de la sede y qué no? |
| Impuestos | IVA al 21 % o al 10 % | Régimen de facturación de la agencia | ¿El total está desglosado por tipo de IVA? |
| Gestión de agencia | Honorarios o margen | Complejidad, número de proveedores | ¿Los honorarios van separados de las partidas? |
| Contingencia | Reserva para imprevistos | Programa abierto, fechas lejanas | ¿Qué porcentaje y cuándo se libera? |
Alojamiento, sede y restauración suelen ser las tres partidas más pesadas en una convención con noches de hotel. La producción sube mucho cuando la plenaria es grande o cuando el evento se hace en un espacio vacío.
¿Hotel con paquete o sede independiente?
Es la decisión que más cambia la forma del presupuesto.
En el hotel, casi todos ofrecen un paquete por asistente y día que agrupa sala, equipamiento básico, pausas y almuerzo. Es previsible y evita traslados. Madrid tiene varios hoteles con salones grandes: el Madrid Convention Bureau indica, por ejemplo, una capacidad máxima de 2.000 personas en el Madrid Marriott Auditorium, 1.500 en el Riu Plaza España y 1.000 en el NH Collection Eurobuilding. Revisa la comparativa completa en hoteles para convenciones en Madrid.
En una sede independiente, pagas espacio y servicios por separado. Puede ser un centro de congresos, como IFEMA Palacio Municipal, cuyo auditorio principal tiene 1.719 butacas fijas más 38 plazas para personas con movilidad reducida y 28 salas, o un espacio singular como la Galería de Cristal del Palacio de Cibeles. Ganas aforo e imagen, pero sumas montaje, catering externo, producción y autocares desde el hotel.
| Paquete en el hotel | Sede independiente | |
|---|---|---|
| Previsibilidad | Alta | Media |
| Libertad de diseño | La que permite el salón | Alta |
| Producción | Básica o media | Media o alta |
| Transporte interno | Casi nulo | Hay que sumarlo |
| Riesgo de letra pequeña | Mínimos de habitaciones y cláusulas de reducción | Horarios de montaje, catering obligatorio, seguros |
| Cuándo encaja | Reuniones de trabajo, kick-offs, convenciones de 50 a 1.000 personas | Puestas en escena, lanzamientos, más de 1.000 personas |
Si dudas entre centros de congresos, tienes la comparativa de centros de Madrid.
Preguntas que conviene hacer sobre el paquete por día
- ¿Qué sala incluye, cuántas horas y desde qué hora se puede montar?
- ¿El audiovisual incluido es solo proyector y micrófono, o también técnico y pantallas?
- ¿Cuántas pausas café incluye y qué pasa si añadimos una?
- ¿El almuerzo es buffet, sentado o tipo cóctel, y dónde se sirve?
- ¿Hay un mínimo de habitaciones vinculado a la tarifa?
- ¿Qué margen hay para reducir asistentes y hasta qué fecha?
La zona de Madrid también cambia el presupuesto
Madrid es extensa y el tráfico de entrada y salida en hora punta es real. La zona que elijas cambia los traslados, los tiempos y la disponibilidad, además de la imagen del evento.
| Zona | Ventaja | Coste que suele aparecer |
|---|---|---|
| Centro y Paseo del Prado | Todo a pie: museos, restaurantes, espacios singulares | Autocares con limitaciones de parada y calles estrechas; hay que planificar los puntos de recogida |
| Castellana y AZCA | Hoteles con salones grandes y buen acceso por metro | Cenas en el centro implican autocar o metro |
| Chamartín y Castellana norte | Cerca de la estación de Chamartín y del Bernabéu | Distancia al centro histórico |
| Campo de las Naciones e IFEMA | Muy cerca del aeropuerto y del recinto ferial | En semanas de feria es la zona con más demanda; programa social lejos |
| Fincas y espacios fuera de la ciudad | Exteriores amplios, privacidad | Autocares de ida y vuelta, plan B por clima |
Temporada: las semanas que más encarecen
En Madrid la presión hotelera no depende solo del turismo de ocio. La marcan las ferias de IFEMA, los grandes congresos y el calendario deportivo y cultural. Estas son algunas fechas de 2027 ya publicadas:
| Fechas 2027 | Evento | Lugar | Efecto en tu presupuesto |
|---|---|---|---|
| 20 a 24 de enero | FITUR | IFEMA | Alta demanda hotelera, sobre todo cerca de IFEMA |
| 3 a 6 de febrero | Intergift, Bisutex y MOMAD | IFEMA | Demanda en zona IFEMA |
| 3 a 7 de marzo | ARCOmadrid | IFEMA | Demanda alta y cenas privadas en espacios de arte |
| 7 a 10 de abril | Motortec | IFEMA | Demanda en zona IFEMA |
| 19 de abril a 2 de mayo | Mutua Madrid Open | Caja Mágica | Dos semanas de visitantes internacionales |
| 5 de junio (pendiente de confirmar) | Final de la UEFA Champions League | Riyadh Air Metropolitano | Pico de demanda en toda la ciudad |
| 10 a 12 de septiembre | Gran Premio de España de Fórmula 1 | MADRING | Fin de semana con hoteles muy solicitados |
Fuentes: calendario de ferias de IFEMA, calendario de eventos de esMADRID y MADRING. Como referencia de escala, el congreso de oncología ESMO se celebra en IFEMA del 23 al 27 de octubre de 2026.
Agosto es el caso contrario: menos demanda corporativa y más margen, pero mucho calor y buena parte de los equipos españoles de vacaciones. Lo analizamos mes a mes en la mejor época para eventos en Madrid y fecha a fecha en el calendario de ferias de Madrid 2027.
Traslados y logística: lo que se olvida al presupuestar
- Aeropuerto. El autobús exprés entre Barajas y el centro funciona 24 horas y tarda unos 30 minutos hasta la T1, según esMADRID. Para un grupo con llegadas concentradas, un autocar privado sale más cómodo y controlable. Con llegadas dispersas, el coste de traslados se dispara: agrúpalas en franjas.
- AVE. Si parte del grupo llega en tren, Atocha y Chamartín son puntos de recogida distintos. Conviene saber cuántos llegan a cada una.
- Autocares de programa. Cada cena fuera del hotel suma dos trayectos, tiempos de espera y, a veces, un segundo turno si el grupo es grande.
- Horarios de sede. Algunos espacios tienen condiciones de uso propias. La Galería de Cristal, por ejemplo, condiciona su disponibilidad a no interferir en la jornada del personal del Ayuntamiento, según su ficha del Madrid Convention Bureau. Eso condiciona los horarios de montaje y, con ellos, el coste de personal técnico.
Impuestos: IVA sí, tasa turística no
| Concepto | Tipo | Notas |
|---|---|---|
| IVA general | 21 % | Alquiler de salas, producción, audiovisual, gestión de agencia en régimen general |
| IVA reducido | 10 % | Alojamiento, restaurantes, suministro de comidas y bebidas |
| Régimen especial de agencias de viajes | Sobre el margen | Para agencias que actúan en nombre propio con servicios de terceros. Puede renunciarse operación a operación |
| Tasa turística en Madrid | No existe | A octubre de 2026, ni la Comunidad ni el Ayuntamiento la aplican |
| Tasa turística en Barcelona ciudad (referencia) | 12 € por persona y noche en 5, 8,40 € en 4 | Desde abril de 2026, máximo siete noches |
Fuentes: tipos de IVA 2026, régimen especial de agencias de viajes, Hosteltur sobre la tasa en Madrid y Ley 2/2026 de Cataluña.
La ausencia de tasa es una diferencia concreta frente a Barcelona. Con las tarifas catalanas vigentes, 200 personas durante 3 noches en un 5* pagarían 7.200 € solo de tasa en Barcelona; en Madrid esa línea es cero. La política fiscal puede cambiar, así que la revisamos en cada propuesta. Si estás comparando ciudades, tienes más datos en Madrid o Barcelona para eventos.
Tres recomendaciones:
- Pide todas las ofertas con el IVA desglosado por tipo. Si una aplica el régimen especial de agencias y otra el general, los totales con IVA no se comparan a simple vista.
- Si tu empresa es extranjera, consulta con tu asesoría la devolución de IVA a no establecidos.
- Comprueba que las facturas de hotel y restauración llevan el 10 % y no el 21 %.
Información orientativa, no es asesoramiento fiscal.
Plantilla de presupuesto para comparar ofertas
Pásala a cada proveedor y pide que rellene las mismas filas. Las celdas de importe van vacías a propósito.
| Bloque | Concepto | Unidad | Cantidad | Precio unitario | IVA | Total | Observaciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Alojamiento | Habitación individual | habitación y noche | 10 % | Zona, categoría, desayuno | |||
| Alojamiento | Habitación doble | habitación y noche | 10 % | ||||
| Sede | Paquete de reunión por día | asistente y día | Según desglose | Qué incluye exactamente | |||
| Sede | Alquiler de sala o espacio | día | 21 % | Horas, montaje y desmontaje | |||
| Sede | Salas paralelas | sala y día | 21 % | ||||
| Restauración | Pausa café | asistente y pausa | 10 % | ||||
| Restauración | Almuerzo | asistente | 10 % | Formato y lugar | |||
| Restauración | Cena de bienvenida | asistente | 10 % | Bebidas incluidas o no | |||
| Restauración | Cena de gala | asistente | 10 % | Espacio aparte si procede | |||
| Producción | Audiovisual plenaria | día | 21 % | Técnicos y ensayos | |||
| Producción | Audiovisual salas paralelas | sala y día | 21 % | ||||
| Producción | Escenografía y branding | global | 21 % | ||||
| Movilidad | Traslados aeropuerto y estación | servicio | Según servicio | Franjas de llegada | |||
| Movilidad | Autocares de programa | servicio | Según servicio | Esperas incluidas | |||
| Programa | Actividades y excursiones | asistente | Según servicio | Plan B | |||
| Equipo | Coordinación y azafatas | persona y día | 21 % | Horas extra | |||
| Equipo | Traducción simultánea | cabina y día | 21 % | Idiomas | |||
| Tecnología | Inscripción y app | global | 21 % | ||||
| Seguros | Responsabilidad civil y cancelación | global | Según póliza | ||||
| Gestión | Honorarios de agencia | global o % | Según régimen | Separados de las partidas | |||
| Contingencia | Reserva | % del total |
Si alguien te da solo un precio por persona, pídele que lo desglose en estas filas. Es la única manera de saber si es más barato o si incluye menos.
Ejemplo: dimensionar una convención de 250 personas y 2 noches
Antes de hablar de precios, traduce el programa a unidades. Este ejemplo plantea 250 asistentes, 2 noches, un día y medio de reunión en el hotel y una cena de gala fuera:
| Partida | Cálculo | Unidades |
|---|---|---|
| Noches de habitación individual | 250 × 2 | 500 noches |
| Tasa turística | No aplica en Madrid | 0 € |
| Paquete de reunión | 250 × 1,5 días | 375 paquetes (confirma si el hotel cobra medio día) |
| Salas paralelas | 3 salas × 1 día | 3 sala-día |
| Cena de bienvenida en el hotel | 250 × 1 | 250 cubiertos |
| Cena de gala en espacio singular | 250 × 1 | 250 cubiertos más alquiler y producción del espacio |
| Autocares para la cena de gala | 250 personas en dos trayectos | Servicios según capacidad de cada vehículo |
| Coordinación en destino | 5 personas × 3 días | 15 jornadas |
Con este cuadro, cada proveedor pone su precio unitario y las ofertas se vuelven comparables. Si quieres una base de programa, mira nuestro programa de convención de 2 días en Madrid.
Qué encarece una convención en Madrid
- Fechas pegadas a FITUR, ARCOmadrid, el Mutua Madrid Open, una final deportiva o el Gran Premio.
- Un hotel lejos del lugar de la cena de gala, que obliga a autocares largos en hora punta.
- Montajes que necesitan la sala el día anterior o de madrugada.
- Cambios de fecha o de sede después de firmar.
- Cifras de asistentes que bailan hasta el final.
- Producciones construidas desde cero en espacios vacíos.
- Jornadas de personal muy largas, con horas extra.
Qué abarata sin que se note
- Elegir la fecha con el calendario de IFEMA y de eventos delante.
- Reunión y alojamiento en el mismo hotel, y cenas a distancia a pie cuando el centro lo permite.
- Usar la plenaria para el almuerzo o el cóctel con un cambio de montaje.
- Espacios con buena base estética que necesitan poca decoración.
- Fijar pronto el número de asistentes y negociar una cláusula de reducción razonable.
- Poner la producción donde se ve: plenaria y cena de gala.
Cronograma de contratación
| Antes del evento | Qué cerrar | Por qué |
|---|---|---|
| 12 a 18 meses | Fechas, hotel principal y sede si superas las 1.000 personas | Los salones grandes y los espacios singulares se reservan pronto |
| 9 a 12 meses | Contrato de hotel con fecha de corte, sede de la cena de gala | Mejor margen de negociación |
| 6 a 9 meses | Producción, audiovisual, programa social | Diseño y planos con tiempo |
| 3 a 6 meses | Transporte, inscripciones, personal | Con cifras de asistentes más estables |
| 1 a 2 meses | Rooming final, menús, horarios | Últimas reducciones dentro de plazo |
| Después | Liquidación con cifras reales | Se factura lo consumido |
Cómo pedirnos un presupuesto comparable
Necesitamos siete datos: fechas o rango de fechas, número de asistentes, noches de alojamiento, zona y categoría de hotel, formato de reunión, programa social y si hay que incluir vuelos o trenes. Con eso te enviamos una propuesta en 24 horas laborables con esta misma plantilla de partidas.
El equipo de MC Group lleva más de 20 años produciendo convenciones de empresa y cenas de gala, y ha organizado más de 100 eventos corporativos en Madrid. Escríbenos desde contacto.
Fuentes
- Agencia Tributaria: tipos impositivos de IVA 2026
- Agencia Tributaria: régimen especial de agencias de viajes, a quién se aplica
- Agencia Tributaria: devoluciones de IVA a no establecidos (modelos 360 y 361)
- Hosteltur: Almeida descarta que por ahora haya una tasa turística en Madrid (15/05/2024)
- Última Hora: el PSOE pide implantar una tasa turística en Madrid (23/01/2026)
- Ley 2/2026 del impuesto sobre estancias en establecimientos turísticos de Cataluña
- Comunicatur: recargo turístico de Barcelona a 5 € desde el 1-4-2026
- IFEMA Madrid: calendario de ferias
- esMADRID: calendario de eventos de Madrid
- MADRING: el Gran Premio de España 2027 se celebrará del 10 al 12 de septiembre
- IFEMA Madrid: capacidades del Palacio Municipal 2026
- Madrid Convention Bureau: buscador de sedes
- esMADRID: autobús exprés al aeropuerto
- Hosteltur: Madrid vs. Barcelona, la pugna hotelera en cifras (datos INE 2024)
