Welche Art von Firmenkonferenz brauchen Sie?
Unter dem Begriff Firmenkonferenz verbergen sich sehr unterschiedliche Formate. Sie klar zu benennen hilft, die richtige Location und Dauer zu finden.
| Art | Ziel | Übliche Teilnehmerzahl | Typische Dauer |
|---|---|---|---|
| Vertriebs-Kick-off | Das Jahr mit klaren Zielen und Energie beginnen | 80 bis 600 Vertriebsmitarbeitende | 1 oder 2 Tage |
| Jahrestagung des Unternehmens | Ergebnisse und Strategie mit der gesamten Belegschaft teilen | 200 bis 2.000 Personen | 1 Tag |
| Händlertagung | Neuheiten vorstellen und die Beziehung zum Vertriebskanal stärken | 50 bis 400 Gäste | 2 Tage |
| Führungskräftetreffen | Mit dem Führungsteam an der Strategie arbeiten | 15 bis 80 Personen | 1 bis 3 Tage |
| Internationale Firmenkonferenz | Tochtergesellschaften aus mehreren Ländern zusammenbringen | 150 bis 1.000 Personen | 2 bis 4 Tage |
Eine eintägige Firmenkonferenz mit Teams, die in Madrid leben, kommt ohne Hotel aus. Sobald ein Teil der Gruppe aus anderen Städten anreist, verändert die Hotelnacht die Logistik, das Budget und auch die Möglichkeiten: Ein gemeinsames Abendessen am Vorabend bewirkt für das Team oft mehr als eine zusätzliche Stunde Präsentationen.
Wie wir eine Firmenkonferenz organisieren
- Briefing. Ziel, Zielgruppe, Termine, Teilnehmerzahl, Herkunft der Teilnehmenden und Budget.
- Angebot in 24 Arbeitsstunden. Konzept, zwei oder drei verfügbare Locations, Basisagenda und Kostenschätzung nach Positionen.
- Konzeption. Vollständiger Ablaufplan, Bühnenbild, Inhalte, Referenten, interaktive Formate und Abschlussabend.
- Produktion. Buchung von Location, Hotel und Dienstleistern, Registrierung der Teilnehmenden, Materialien und Proben.
- Firmenkonferenz. Team vor Ort ab dem Aufbau, Stage Management, Technikregie und Koordination der Transfers.
- Abschluss. Teilnehmerumfrage, Abrechnung nach Positionen und Bericht mit Erkenntnissen.
Wo eine Firmenkonferenz in Madrid stattfinden kann
Madrid bietet eine große Auswahl an Locations für Firmenkonferenzen, verteilt auf mehrere Stadtgebiete. Die Wahl der Gegend ist genauso wichtig wie die Wahl des Gebäudes.
- Campo de las Naciones und Umgebung der IFEMA. In Flughafennähe, mit Tagungshotels und dem Palacio Municipal der IFEMA für große Plenarsitzungen. Sehr praktisch für Gruppen, die mit dem Flugzeug anreisen.
- Nördliche Castellana und Cuatro Torres. Hochhaushotels mit großen Sälen wie das Eurostars Madrid Tower, nahe dem Bahnhof Chamartín.
- Chamartín und Cuzco. Klassische Tagungshotels wie das NH Collection Eurobuilding oder das Meliá Castilla, gut ans Zentrum angebunden.
- Korridor der A-2. Das Madrid Marriott Auditorium mit einem Auditorium für 2.000 Personen und 869 Zimmern, für große Firmenkonferenzen mit allem unter einem Dach.
- Pozuelo de Alarcón. Kinépolis Madrid mit 25 Kinosälen, für Plenarsitzungen mit großformatiger Projektion.
- Historisches Zentrum. Locations mit Charakter wie der Círculo de Bellas Artes oder das Casino de Madrid, für kleinere Firmenkonferenzen oder den Abschlussabend.
Den vollständigen Vergleich finden Sie unter Tagungshotels und im Ratgeber Die besten Tagungshotels in Madrid.
Der Abend der Firmenkonferenz
An das Abschlussdinner erinnert sich das Team am längsten. Wir schlagen Orte vor, die sich vom Tagungsort unterscheiden, damit der Szenenwechsel das Ende der Arbeit markiert: ein Palast im Zentrum, ein ehemaliger Schlachthof, der heute Kulturzentrum ist, eine Dachterrasse oder eine historische Fabrik. Gibt es eine Preisverleihung, verteilen wir sie in kurzen Blöcken zwischen den Gängen und produzieren sie mit demselben Ablaufplan wie das Plenum. Für Shows und Künstler arbeiten wir mit Mr. Fenómeno, einer Schwestermarke, die in Madrid auftritt.
[re] Conventions Experience, unser eigenes Format
Suchen Sie eine Firmenkonferenz, die über den Hotelsaal hinausgeht, ist [re] Conventions Experience das Format, das die MC Group entwickelt hat: Locations mit Charakter, Abendessen und Aktivitäten nach dem Kongress, schlüsselfertige Aufbauten und Networking, das so gestaltet ist, dass Kontakte tatsächlich entstehen. In Madrid produziert es das Team von ECM, mit eigenem Personal und eigenen Eventplanern in der Stadt.
Was wir in der Regel raten
- Legen Sie den Termin mit dem IFEMA-Kalender vor Augen fest. FITUR, ARCOmadrid oder ein großer Medizinkongress verändern die Hotelverfügbarkeit in der ganzen Stadt. Sehen Sie dazu den Messekalender Madrid 2027.
- Rechnen Sie die Kapazität mit dem tatsächlichen Aufbau. Ein Saal für 1.000 Personen in Reihenbestuhlung fasst bei Bankettbestuhlung oder großer Bühne deutlich weniger.
- Lassen Sie dem Programm Luft. Pausen von 30 Minuten und etwas freie Zeit vor dem Dinner steigern die Aufmerksamkeit mehr als eine zusätzliche Sitzung.
- Proben Sie mit den Referenten auf der Bühne, nicht nur mit den Folien. Zehn Minuten Probe verhindern viele Pausen.
- Planen Sie die Transfers mit dem realen Verkehr. Zwischen IFEMA und Zentrum entscheidet die Abfahrtszeit über die Fahrtdauer.
- Messen Sie zum Schluss. Eine kurze Umfrage am selben Tag liefert nützliche Informationen für die nächste Ausgabe.
Stehen Termine und Teilnehmerzahl bereits fest? Erzählen Sie uns von Ihrer Firmenkonferenz. Sie erhalten ein erstes Angebot innerhalb von 24 Arbeitsstunden.
