Una convención de tres días y dos noches en Madrid da tiempo a las tres cosas que busca una convención anual: mensaje de dirección, trabajo en equipo y celebración. Proponemos base en el Meliá Castilla, una tarde de actividad en la ciudad, gala de premios en la Real Fábrica de Tapices y un cierre con el Prado.
¿Para quién es un programa de tres días?
Para la convención que no se puede resumir en una jornada: la reunión anual con premios, el encuentro de distribuidores internacionales o el lanzamiento del año con varias áreas que presentar. Con dos noches, el primer día absorbe las llegadas, el segundo concentra el contenido y la gala, y el tercero se cierra a tiempo para volver.
Es un programa base orientativo. Lo ajustamos a tu contenido, a los horarios de llegada y al tamaño del grupo en la propuesta que te enviamos en 24 horas laborables.
¿Por qué el Meliá Castilla como base?
El Meliá Castilla está pensado para convenciones. Según su web, tiene 28 salas de eventos y 5.410 m² de espacio, con un auditorio de 641 m² para hasta 511 personas y el Salón Tapices, de 557 m², para hasta 700. El propio hotel se presenta como centro de referencia del sector MICE en Madrid, y tiene cinco restaurantes y bares, lo que facilita mover comidas y cenas informales sin salir del edificio.
Con esa combinación, la plenaria va en el auditorio, los breakouts en las salas medianas y la comida en un salón aparte, sin desmontar entre sesiones. Si necesitas otra ubicación, el NH Collection Madrid Eurobuilding y el Eurostars Madrid Tower son alternativas en el mismo eje. Los comparamos en la guía de mejores hoteles para convenciones en Madrid.
La gala en la Real Fábrica de Tapices
Para la noche de premios proponemos la Real Fábrica de Tapices, en la calle Fuenterrabía, junto a Atocha y el Retiro. Es una manufactura fundada en el siglo XVIII que sigue tejiendo y restaurando tapices y alfombras, y sus naves con telares dan a la gala una escenografía que no se puede reproducir en un salón de hotel.
Cerramos con el espacio el aforo y el montaje según el tamaño de tu grupo. Si el grupo es muy grande o prefieres no moverte, la gala se queda en el Salón Tapices del hotel. Otras opciones para grupos medianos son Casa de América, en el palacio de Linares, y el Casino de Madrid. Tienes más ideas en cenas de gala.
¿Cómo se adapta a 150 o a 600 personas?
| Asistentes |
Plenaria |
Actividad del día 2 |
Gala |
| 100 a 200 |
Auditorio o salón mediano |
Tres opciones a elegir |
Real Fábrica de Tapices, Casa de América o Casino de Madrid |
| 200 a 500 |
Auditorio completo |
Tres o cuatro opciones con turnos |
Real Fábrica de Tapices o Salón Tapices del hotel |
| 500 a 600 |
Salón Tapices |
Actividades por turnos y rutas paralelas |
Salón Tapices del hotel u otro espacio de gran formato |
Con grupos grandes, la actividad de la tarde se organiza por turnos para que ningún proveedor ni ningún espacio se sature, y los autocares a la gala salen en oleadas de diez minutos.
Logística y traslados
El hotel está a unos 15 km del aeropuerto según el Madrid Convention Bureau, entre 25 y 30 minutos de autocar con tráfico normal. Las recogidas del primer día se hacen por franjas a partir de las 10:00 y la apertura se programa después de comer, para que nadie se pierda el inicio por un retraso.
La gala está a unos 25 minutos en autocar desde el hotel. El último día aprovechamos que el Prado y Atocha están a pocos minutos a pie: quien vuelve en AVE camina hasta la estación después de comer y el resto sale en autocar hacia Barajas y Chamartín.
Qué cambia según la época
En primavera y otoño la actividad de la tarde puede ir al aire libre y el cóctel de la gala se alarga. En julio y agosto evitamos las actividades exteriores en las horas centrales y priorizamos espacios climatizados. En invierno, el Retiro se cambia por más tiempo en el museo y el cóctel de la gala se hace siempre en interior. La disponibilidad hotelera depende mucho del calendario de ferias: lo explicamos en la guía sobre la mejor época para eventos en Madrid.
Presupuesto: de qué depende
Las partidas principales son el alojamiento de dos noches, las salas y el paquete de reunión, la producción técnica de plenaria y gala, el alquiler y la ambientación del espacio de la gala, el catering, los premios y el espectáculo, las actividades de equipo, las visitas guiadas y los traslados. Lo que más mueve el coste por persona es la temporada, el número de servicios fuera del hotel y la producción de la gala. Lo explicamos partida a partida en cuánto cuesta una convención en Madrid.
Quién está detrás
ECM es la marca de MC Group para Madrid. El equipo suma más de 20 años de experiencia en convenciones y eventos corporativos, ha trabajado para marcas como Microsoft, Sanofi, Nestlé o Volkswagen y ha organizado más de 100 eventos corporativos en Madrid, con personal y event planners dedicados en la ciudad. Si quieres un formato más corto, el programa de 2 días; si quieres añadir una excursión, el de 4 días. Y si prefieres sacar la convención de la ciudad, la convención en Segovia.
Cuéntanos tu convención y te enviamos en 24 horas laborables una propuesta con hotel, gala, agenda y estimación por partidas.
Fuentes
- Meliá: Meliá Castilla, reuniones y eventos
- Meliá: Meliá Castilla, información del hotel
- Madrid Convention Bureau: Meliá Castilla
- Madrid Convention Bureau: Estadio Santiago Bernabéu
- Madrid Convention Bureau: sedes especiales (Palacio de Linares, Casino de Madrid)
