Convention de 3 jours à Madrid

Une convention de trois jours et deux nuits à Madrid laisse le temps aux trois choses qu'attend une convention annuelle : le message de la direction, le travail d'équipe et la fête. Nous proposons un camp de base au Meliá Castilla, un après-midi d'activité en ville, une soirée de gala avec remise de trophées à la Real Fábrica de Tapices et une clôture au Prado.

À qui s'adresse un programme de trois jours ?

À la convention qui ne se résume pas en une journée : la réunion annuelle avec remise de trophées, la rencontre des distributeurs internationaux ou le lancement de l'année avec plusieurs services qui présentent. Avec deux nuits, le premier jour absorbe les arrivées, le deuxième concentre le contenu et la soirée de gala, et le troisième se termine à temps pour le retour.

Ce programme type est indicatif. Nous l'ajustons à votre contenu, aux horaires d'arrivée et à la taille du groupe dans la proposition que nous vous envoyons sous 24 h ouvrées.

Pourquoi le Meliá Castilla comme camp de base ?

Le Meliá Castilla est conçu pour les conventions. Selon son site, il compte 28 salles événementielles et 5 410 m² d'espaces, avec un auditorium de 641 m² pour jusqu'à 511 personnes et le Salón Tapices, de 557 m², pour jusqu'à 700. L'hôtel se présente lui-même comme une adresse de référence du secteur MICE à Madrid, et il compte cinq restaurants et bars, ce qui permet d'organiser déjeuners et dîners informels sans quitter le bâtiment.

Avec cette combinaison, la plénière se tient dans l'auditorium, les ateliers dans les salles moyennes et le déjeuner dans un salon à part, sans démontage entre les séances. Si vous avez besoin d'un autre emplacement, le NH Collection Madrid Eurobuilding et l'Eurostars Madrid Tower sont des alternatives sur le même axe. Nous les comparons dans notre guide des meilleurs hôtels de séminaires et conventions à Madrid.

La soirée de gala à la Real Fábrica de Tapices

Pour la soirée des trophées, nous proposons la Real Fábrica de Tapices, la Manufacture royale de tapisseries, calle Fuenterrabía, près d'Atocha et du Retiro. Fondée au XVIIIe siècle, elle tisse et restaure toujours des tapisseries et des tapis, et ses halles remplies de métiers à tisser offrent à la soirée un décor impossible à reproduire dans un salon d'hôtel.

Nous convenons avec le lieu de la capacité et de l'aménagement selon la taille de votre groupe. Si le groupe est très important ou si vous préférez ne pas vous déplacer, la soirée de gala reste dans le Salón Tapices de l'hôtel. Pour les groupes de taille moyenne, d'autres options sont la Casa de América, au palais de Linares, et le Casino de Madrid. Vous trouverez d'autres idées dans soirées de gala.

Comment le programme s'adapte-t-il à 150 ou à 600 personnes ?

Avec les grands groupes, l'activité de l'après-midi s'organise par rotations pour qu'aucun prestataire ni aucun lieu ne soit saturé, et les autocars vers la soirée de gala partent par vagues de dix minutes.

Logistique et transferts

L'hôtel se trouve à environ 15 km de l'aéroport selon le Madrid Convention Bureau, soit 25 à 30 minutes d'autocar en circulation normale. Le premier jour, les accueils se font par créneaux à partir de 10:00 et l'ouverture est programmée après le déjeuner, pour que personne ne manque le début à cause d'un retard.

La soirée de gala est à environ 25 minutes en autocar de l'hôtel. Le dernier jour, nous profitons du fait que le Prado et Atocha sont à quelques minutes à pied l'un de l'autre : ceux qui rentrent en AVE, le train à grande vitesse espagnol, rejoignent la gare à pied après le déjeuner, et les autres partent en autocar vers Barajas et Chamartín.

Ce qui change selon la saison

Au printemps et à l'automne, l'activité de l'après-midi peut se faire en plein air et le cocktail de la soirée de gala se prolonger. En juillet et en août, nous évitons les activités extérieures aux heures chaudes et privilégions les espaces climatisés. En hiver, le Retiro laisse la place à plus de temps au musée et le cocktail de la soirée de gala se tient toujours en intérieur. La disponibilité hôtelière dépend beaucoup du calendrier des salons : nous l'expliquons dans notre guide sur la meilleure période pour organiser un événement à Madrid.

Budget : de quoi dépend-il ?

Les principaux postes sont l'hébergement pour deux nuits, les salles et le forfait journée d'étude, la production technique de la plénière et de la soirée de gala, la location et la décoration du lieu de la soirée, le traiteur, les trophées et le spectacle, les activités d'équipe, les visites guidées et les transferts. Ce qui fait le plus varier le coût par personne, c'est la saison, le nombre de prestations hors de l'hôtel et la production de la soirée de gala. Nous l'expliquons poste par poste dans combien coûte une convention à Madrid.

Qui est derrière ce programme

ECM est la marque de MC Group pour Madrid. L'équipe a plus de 20 ans d'expérience dans les conventions et les événements d'entreprise, a travaillé pour des marques comme Microsoft, Sanofi, Nestlé ou Volkswagen et a organisé plus de 100 événements d'entreprise à Madrid, avec du personnel et des event planners dédiés dans la ville. Pour un format plus court, consultez le programme de 2 jours ; pour ajouter une excursion, celui de 4 jours. Et si vous préférez organiser la convention hors de la ville, la convention à Ségovie.

Parlez-nous de votre convention : sous 24 h ouvrées, nous vous envoyons une proposition avec l'hôtel, la soirée de gala, le programme et une estimation détaillée par poste.

Sources

1. Meliá : Meliá Castilla, réunions et événements
2. Meliá : Meliá Castilla, informations sur l'hôtel
3. Madrid Convention Bureau : Meliá Castilla
4. Madrid Convention Bureau : Estadio Santiago Bernabéu
5. Madrid Convention Bureau : lieux d'exception (Palacio de Linares, Casino de Madrid)