Eine Firmenkonferenz über drei Tage und zwei Nächte in Madrid lässt Zeit für die drei Dinge, die eine Jahreskonferenz ausmachen: Botschaft der Geschäftsführung, Teamarbeit und Feier. Wir schlagen das Meliá Castilla als Basis vor, einen Nachmittag mit Aktivität in der Stadt, eine Gala mit Preisverleihung in der Real Fábrica de Tapices und einen Abschluss mit dem Prado.
Für wen ist ein dreitägiges Programm gedacht?
Für die Konferenz, die sich nicht auf einen Tag verdichten lässt: das Jahrestreffen mit Preisverleihung, das Treffen internationaler Vertriebspartner oder den Launch des Jahres mit mehreren Bereichen, die präsentieren. Mit zwei Nächten fängt der erste Tag die Anreisen auf, der zweite bündelt Inhalte und Gala, und der dritte endet rechtzeitig für die Rückreise.
Dies ist ein Musterprogramm zur Orientierung. Wir passen es an Ihre Inhalte, die Ankunftszeiten und die Gruppengröße an, in dem Angebot, das Sie innerhalb von 24 Arbeitsstunden erhalten.
Warum das Meliá Castilla als Basis?
Das Meliá Castilla ist für Firmenkonferenzen gemacht. Laut seiner Website hat es 28 Eventräume und 5.410 m² Fläche, mit einem Auditorium von 641 m² für bis zu 511 Personen und dem Salón Tapices mit 557 m² für bis zu 700. Das Hotel selbst bezeichnet sich als führendes Haus für den MICE-Sektor in Madrid und hat fünf Restaurants und Bars, sodass sich Mittagessen und lockere Dinner ohne Ortswechsel organisieren lassen.
So findet das Plenum im Auditorium statt, die Breakouts in den mittelgroßen Räumen und das Mittagessen in einem separaten Saal, ohne Umbau zwischen den Sessions. Brauchen Sie eine andere Lage, sind das NH Collection Madrid Eurobuilding und das Eurostars Madrid Tower Alternativen an derselben Achse. Den Vergleich finden Sie im Ratgeber Die besten Tagungshotels in Madrid.
Die Gala in der Real Fábrica de Tapices
Für den Abend der Preisverleihung schlagen wir die Real Fábrica de Tapices in der Calle Fuenterrabía vor, nahe Atocha und dem Retiro. Die im 18. Jahrhundert gegründete Manufaktur webt und restauriert bis heute Tapisserien und Teppiche, und ihre Hallen mit Webstühlen geben der Gala eine Kulisse, die sich in keinem Hotelsaal nachbauen lässt.
Kapazität und Aufbau stimmen wir mit der Location je nach Größe Ihrer Gruppe ab. Ist die Gruppe sehr groß oder möchten Sie den Ortswechsel vermeiden, bleibt die Gala im Salón Tapices des Hotels. Weitere Optionen für mittelgroße Gruppen sind die Casa de América im Palacio de Linares und das Casino de Madrid. Mehr Ideen finden Sie unter Gala-Dinner.
Wie passt sich das Programm an 150 oder 600 Personen an?
| Teilnehmer |
Plenum |
Aktivität an Tag 2 |
Gala |
| 100 bis 200 |
Auditorium oder mittelgroßer Saal |
Drei Optionen zur Wahl |
Real Fábrica de Tapices, Casa de América oder Casino de Madrid |
| 200 bis 500 |
Komplettes Auditorium |
Drei oder vier Optionen in Durchgängen |
Real Fábrica de Tapices oder Salón Tapices des Hotels |
| 500 bis 600 |
Salón Tapices |
Aktivitäten in Durchgängen und parallele Routen |
Salón Tapices des Hotels oder eine andere große Location |
Bei großen Gruppen organisieren wir die Nachmittagsaktivität in Durchgängen, damit weder Dienstleister noch Locations überlastet sind, und die Reisebusse zur Gala fahren in Wellen im Abstand von zehn Minuten.
Logistik und Transfers
Das Hotel liegt laut Madrid Convention Bureau rund 15 km vom Flughafen entfernt, bei normalem Verkehr 25 bis 30 Minuten per Reisebus. Die Abholungen am ersten Tag laufen in Zeitfenstern ab 10:00 Uhr, und die Eröffnung ist nach dem Mittagessen angesetzt, damit niemand wegen einer Verspätung den Beginn verpasst.
Die Gala ist rund 25 Minuten per Reisebus vom Hotel entfernt. Am letzten Tag nutzen wir, dass Prado und Atocha nur wenige Gehminuten auseinanderliegen: Wer mit dem AVE zurückfährt, geht nach dem Mittagessen zu Fuß zum Bahnhof, alle anderen fahren mit dem Reisebus nach Barajas und Chamartín.
Was sich je nach Jahreszeit ändert
Im Frühjahr und Herbst kann die Nachmittagsaktivität im Freien stattfinden, und der Cocktail vor der Gala darf länger dauern. Im Juli und August vermeiden wir Outdoor-Aktivitäten in den Mittagsstunden und setzen auf klimatisierte Räume. Im Winter ersetzen wir den Retiro durch mehr Zeit im Museum, und der Cocktail vor der Gala findet immer drinnen statt. Die Hotelverfügbarkeit hängt stark vom Messekalender ab: Wir erklären das im Ratgeber zur besten Zeit für Events in Madrid.
Budget: wovon es abhängt
Die wichtigsten Positionen sind die Unterbringung für zwei Nächte, Räume und Tagungspauschale, die Veranstaltungstechnik für Plenum und Gala, Miete und Gestaltung der Gala-Location, Catering, Auszeichnungen und Show, Teamaktivitäten, Führungen und Transfers. Am stärksten beeinflussen die Saison, die Anzahl der Leistungen außerhalb des Hotels und die Produktion der Gala die Kosten pro Person. Wir erklären sie Position für Position im Ratgeber Was kostet eine Firmenkonferenz in Madrid.
Wer dahintersteht
ECM ist die Marke der MC Group für Madrid. Das Team hat mehr als 20 Jahre Erfahrung mit Firmenkonferenzen und Firmenevents, hat für Marken wie Microsoft, Sanofi, Nestlé und Volkswagen gearbeitet und über 100 Firmenevents in Madrid organisiert, mit eigenem Personal und Eventplanern vor Ort. Möchten Sie ein kürzeres Format, gibt es das zweitägige Programm. Möchten Sie einen Ausflug ergänzen, das viertägige Programm. Und wenn Sie die Konferenz lieber aus der Stadt verlegen, die Firmenkonferenz in Segovia.
Erzählen Sie uns von Ihrer Konferenz. Sie erhalten innerhalb von 24 Arbeitsstunden ein Angebot mit Hotel, Gala, Ablauf und Kostenschätzung nach Positionen.
Quellen
- Meliá: Meliá Castilla, Meetings und Events
- Meliá: Meliá Castilla, Informationen zum Hotel
- Madrid Convention Bureau: Meliá Castilla
- Madrid Convention Bureau: Estadio Santiago Bernabéu
- Madrid Convention Bureau: besondere Locations (Palacio de Linares, Casino de Madrid)
