为什么在马德里举办会议？
在ICCA 2025年排名中，马德里以108场协会类国际会议位列全球第13位。马德里会议局介绍称，马德里是首个七次荣获世界旅游大奖（World Travel Awards）"全球最佳会议目的地"的城市。排名对申办有帮助，但真正决定选择的往往是更实际的问题：参会者如何抵达、住在哪里、花费多少。
在这三点上，马德里优势明显。据Aena统计，马德里-巴拉哈斯机场2025年旅客吞吐量超过6,800万人次；马德里还是西班牙高铁网络的枢纽，国内会议的大部分参会者可以乘火车抵达。据马德里市政府经济观察站数据，2025年12月全市酒店床位共93,767个。IFEMA展馆紧邻机场，可承办数千名代表参加、配有大型商业展览的会议。例如，据市政府统计，2025年8月欧洲心脏病学大会在马德里汇聚了33,000多名专家。
对参会者来说，会议间隙的体验同样重要：一流的博物馆、营业到深夜的餐饮生活，以及适合漫步的街区。目的地的详细数据请见马德里会奖旅游（MICE）。
会议组织者具体做什么？
一场会议由两个团队共同完成。学术委员会或组委会决定议程和讲者；PCO则让这一切在既定的地点、日期和预算内落地。我们作为PCO的工作包括：
- 规划整场会议，制定与组委会共享的里程碑和责任人时间表。
- 与会场和酒店谈判会议室、搭建时间、独家供应条款、客房配额和释放日程。
- 管理注册和学术投稿： 表单、注册费、发票、证书，以及（如需要）论文摘要的接收与评审。
- 服务讲者： 差旅、住宿、演示文稿、彩排和会场陪同。
- 制作会议： 视听设备、标识系统、证件、翻译、直播、餐饮和工作人员。
- 设计社交活动： 欢迎酒会、官方晚宴和配套活动。
- 控制预算，并向组委会提交最终结算。
我们如何操作一场会议？
- 需求与可行性。 预计参会人数、可选日期、学术形式、商业展览和预算。我们会对照2027年马德里展会日历，确认哪些周因展会和大型会议导致酒店紧张而应避开。
- 24个工作小时内提交方案。 两到三个有档期的会场选项、初步预算框架和工作日程。
- 考察与签约。 陪同组委会进行场地考察，谈判条件，审核会场和酒店合同。
- 制作。 开放注册，协调供应商和讲者，确定每个会议室的平面图和每个场次的流程表。
- 会议举办。 从搭建到最后撤场，团队全程驻场，每个板块都有专人负责。
- 收尾。 结算、参会报告、满意度调查，以及为下一届会议召开的经验总结会。
马德里会议场地
会场决定了其他一切：容量、平行分会场数量、展览、交通和周边酒店。主要场地类型如下：
| 场地类型 | 适合规模 | 示例 |
|---|---|---|
| 设有会议中心的展览馆 | 1,000至数万名代表 | IFEMA MADRID |
| 会议宫 | 全体大会300至近2,000人 | IFEMA市政会议宫（Palacio Municipal） |
| 设有礼堂和会议中心的酒店 | 100至2,000人 | Madrid Marriott Auditorium、NH Collection Eurobuilding |
| 影院和大型礼堂 | 全体大会每厅最多1,000座 | Kinépolis Madrid |
| 机构类和文化类场地 | 学术会议和社交活动 | 美洲之家（Casa de América）、马德里美术协会（Círculo de Bellas Artes） |
各场馆经核实的数据请见会议中心；会议室与客房同在一栋楼内的选择请见会议酒店。
关于IFEMA需要了解的事
马德里的大型会议大多在位于Campo de las Naciones片区的IFEMA展馆举办。展馆设有南北两个会议中心，礼堂分别可容纳1,100人和600人；市政会议宫拥有1,812座的A礼堂和32间会议室。展馆距机场约4公里，有地铁连接。它的优势在于规模；挑战在于晚餐时段这一带不如市中心热闹。因此，我们通常将会场与Campo de las Naciones片区的酒店相结合，并在市中心安排社交活动，接送全部安排妥当。
团队经验
在马德里，团队已组织了100多场企业活动，并在当地配有专职人员和活动策划师。其中包括为75位化妆品行业专业人士举办的Provital工作坊，内容涵盖演讲、工作坊和社交交流。在国际会议方面，集团在巴塞罗那制作了医学会议WSEI，学术会议、欢迎酒会和晚宴分别在三个不同场地举办，以同一份流程表统一协调。马德里的活动和集团在其他城市的案例请见案例。
我们常给组委会的建议
- 同时预订酒店和会场。 在大型会议和展会期间，瓶颈在于客房，而不是会议室。
- 签约前看清独家条款。 在大型场馆，餐饮、视听或搭建可能只能由指定供应商提供。
- 考虑每天的交通。 如果会场在IFEMA、酒店在市中心，请规划好早晚接送，并为交通拥堵留出余量。
- 重视社交活动。 这是会后最常被谈起的部分，也有助于提高下一届的参会率。
- 准备B计划，尤其是夏季的户外活动，因为马德里中午非常炎热。
如果您的会议正处于申办阶段或已确定日期，请告诉我们项目情况，我们会在24个工作小时内发送初步方案。
