Vier Arten von Locations für vier Anforderungen
Kongresszentren und Messegelände
Für Kongresse mit Fachausstellung, großem Plenum und vielen parallelen Sälen hat Madrid das Messegelände der IFEMA mit seinen Kongresszentren Nord und Süd sowie den Palacio Municipal mit einem Auditorium mit 1.812 Plätzen. Wir vergleichen sie unter Kongresszentren.
Tagungshotels
Plenum, Gruppenräume, Mahlzeiten und Zimmer im selben Gebäude. Das ist die häufigste Wahl für Firmenkonferenzen, Kick-offs und mehrtägige Veranstaltungen. Madrid hat Hotels mit Auditorium für 2.000 Personen und Bankettsälen für 1.000. Vergleichen Sie sie unter Tagungshotels.
Meeting- und Seminarräume
Businesshotels, Kongresszentren mit modularen Räumen sowie Kultur- und Institutionsgebäude mit Räumen für 20 bis 350 Personen. Sie eignen sich für Tagungen und Seminare, Schulungen, Aufsichtsratssitzungen und Pressetermine. Mehr unter Meetingräume.
Besondere Locations
Paläste, historische Clubs, königliche Manufakturen, Kulturzentren in ehemaligen Industriebauten und Dachterrassen für Gala-Dinner, Empfänge, Produktpräsentationen und Incentives. Sie finden sie unter besondere Locations.
Wie wir die Location für Ihr Event auswählen
Bevor wir eine Location vorschlagen, prüfen wir immer dieselben Punkte: das Ziel des Events, die Teilnehmerzahl und die Bestuhlung, die Termine und ihre Alternativen, das Budget nach Positionen, das Profil der Gruppe und was davor und danach passiert: Unterbringung, Transfers und Abendessen. In Madrid kommt ein Faktor hinzu, der stark ins Gewicht fällt: die Lage. Ein Event neben der IFEMA, wenige Minuten vom Flughafen, ist etwas ganz anderes als eines im historischen Zentrum oder an der Castellana. Auf dieser Grundlage erstellen wir eine kurze Liste mit zwei oder drei Optionen mit bestätigter Verfügbarkeit, keinen Katalog mit fünfzig.
Wie wir Suche und Buchung abwickeln
- Verfügbarkeitsanfrage. Wir fragen jede Location mit demselben Briefing nach Termin, Kapazität und Konditionen, damit die Antworten vergleichbar sind.
- Optionen und Vorreservierungen. Wir blockieren den Termin, während Sie entscheiden, und behalten jede Bestätigungsfrist im Blick.
- Besichtigungen. Wir besichtigen mit Ihnen oder für Sie. Wir prüfen Zugänge, Anlieferung, Cateringküche, Garderoben, Stromversorgung, Akustik, WLAN und einen Plan B für Außenbereiche.
- Verhandlung. Wir vergleichen Preise, Mindestumsätze, Auf- und Abbauzeiten, Exklusivrechte für Catering oder Technik und Stornobedingungen. Bei Hotels auch das Zimmerkontingent und die Fristen für seine Freigabe.
- Vertrag. Wir prüfen Anzahlungen, Zahlungen, Storno, höhere Gewalt, Versicherungen und Genehmigungen und erklären Ihnen jede Klausel vor der Unterschrift.
- Produktion. Sobald die Location feststeht, koordinieren wir Catering, Technik, Bühnenbild, Personal und Logistik mit einem einzigen Ansprechpartner.
Welche Location passt zu welchem Format?
| Format | Übliche Art von Location | Wo Sie anfangen |
|---|---|---|
| Kongress mit Fachausstellung | Messegelände oder Kongresszentrum | Kongresszentren |
| Mehrtägige Firmenkonferenz mit Übernachtung | Hotel mit Auditorium oder Saal und Gruppenräumen | Tagungshotels |
| Tagung, Seminar oder Aufsichtsratssitzung | Tagungsraum in einem Businesshotel oder Institutionsgebäude | Meetingräume |
| Gala-Dinner oder Empfang | Palast, historischer Club oder großer Saal | Besondere Locations |
| Produktpräsentation | Kulturzentrum, Industriehalle oder großes Kino | Produktpräsentationen |
| Incentive | Hotel, besondere Locations und Ausflüge in die Umgebung | Incentive-Reisen |
Viele Programme verbinden mehrere Locations: das Plenum in einem Tagungshotel oder in der IFEMA, das Begrüßungsdinner in einem Saal im Zentrum und Kundentermine in einem Hotel an der Castellana. Diese Abfolge mit realistischen Transfers und Zeiten zu planen, gehört zu unserer Arbeit.
Regeln, die Sie kennen sollten
Viele besondere Locations in Madrid sind denkmalgeschützte Gebäude oder öffentliche und kulturelle Einrichtungen. Das bedeutet Veranstaltungen außerhalb der Besuchszeiten, schnelle Aufbauten, Einschränkungen bei Lautstärke und Befestigungen, in manchen Fällen zugelassene Caterer und Genehmigungen für Shows oder Effekte. In Wochen mit großen Messen und Kongressen in der IFEMA sinkt die Verfügbarkeit, und die Konditionen ändern sich. Das berücksichtigen wir ab dem ersten Angebot.
So lesen Sie unsere Profile
Jedes Location-Profil enthält die wichtigsten Daten wie Kapazitäten, Räume, Zimmer oder Lage, entnommen der offiziellen Website der Location oder dem Madrid Convention Bureau, mit Link zur Quelle und Datum der Prüfung. Ist eine Zahl nicht veröffentlicht oder stimmen die Quellen nicht überein, geben wir sie nicht an. Außerdem nennen wir, für welche Formate sich jede Location eignet und worauf man aus Produktionssicht achten sollte. Kapazitäten im Vergleich finden Sie im Ratgeber besondere Locations in Madrid nach Kapazität.
Fordern Sie Optionen für Ihr Event an
Nennen Sie uns Termine, Teilnehmerzahl und Format. Innerhalb von 24 Arbeitsstunden senden wir Ihnen einen ersten Vorschlag mit Locations, die tatsächlich verfügbar sind.