Die Formate für Firmenevents im Überblick
Jedes Format verfolgt ein anderes Ziel und hat seine eigenen Fristen. Diese Tabelle hilft Ihnen, Ihr Projekt einzuordnen, bevor es um Locations oder Budgets geht.
| Format | Wofür es dient | Übliche Dauer | Empfohlener Vorlauf | Mehr dazu |
|---|---|---|---|---|
| Firmenkonferenz oder Kick-off | Das Team auf die Jahresstrategie ausrichten | 1 bis 3 Tage | 6 bis 9 Monate | Firmenkonferenzen |
| Kongress | Eine Fach- oder Wissenschaftscommunity zusammenbringen | 2 bis 4 Tage | 18 bis 36 Monate | Kongressorganisation |
| Tagung oder Seminar | Arbeiten, entscheiden oder schulen | Halber Tag bis 2 Tage | 3 Wochen bis 3 Monate | Tagungen und Seminare |
| Incentive-Reise | Teams, Vertriebspartner oder Kunden belohnen | 2 bis 5 Tage | 4 bis 6 Monate | Incentive-Reisen |
| Gala-Dinner | Feiern, auszeichnen oder ein Programm abschließen | Ein Abend | 4 bis 12 Monate | Gala-Dinner |
| Produktpräsentation | Etwas Neues vor Presse, Kunden oder Vertrieb vorstellen | Einige Stunden bis 1 Tag | 2 bis 3 Monate | Produktpräsentationen |
| Event während einer Messe | Nutzen, dass Kunden und Presse in der Stadt sind | Ein Abend oder ein Vormittag | 6 bis 12 Monate | Messe-Events |
In Madrid werden häufig mehrere Formate kombiniert. Eine Jahrestagung endet mit einer Gala, ein Kongress umfasst Meetings von Pharmaunternehmen, und ein Aussteller der FITUR nutzt die Woche, um sein Vertriebsnetz zusammenzubringen. Diese Kombination mit einem einzigen Ablaufplan und einem einzigen Budget zu gestalten, gehört zu den nützlichsten Teilen unserer Arbeit.
Wie wählen Sie das passende Format?
Bevor Sie an die Location denken, sollten Sie vier Fragen beantworten:
- Was soll sich nach dem Event verändern? Soll das Team mit klaren Zielen herausgehen, sprechen wir von einer Firmenkonferenz. Wollen Sie sich für Ergebnisse bedanken, von einem Incentive oder einer Gala. Sollen Kunden ein Produkt testen, von einer Produktpräsentation.
- Wer nimmt teil und woher kommen die Personen? Ein Team mit Sitz in Madrid kann sich an einem Tag treffen. Reisen Delegationen aus anderen Städten oder Ländern an, kommen Hotel, Transfers und mindestens eine Übernachtung hinzu.
- Wie viel Inhalt gibt es? Zwei Stunden Präsentationen passen in einen Vormittag. Drei Tage mit Parallelsitzungen verlangen ein Kongresszentrum oder ein Hotel mit vielen Räumen.
- Welches Budget und welche Termine haben Sie? Beide Größen beeinflussen sich: Dieselbe Firmenkonferenz kostet in einer Messewoche etwas anderes als in einer ruhigen Woche.
Mit diesen Antworten schlagen wir Ihnen ein Format, ein oder zwei Locations und einen realistischen Zeitplan vor.
Warum Madrid für ein Firmenevent?
Madrid vereint drei Vorteile, die bei einem Firmenevent stark ins Gewicht fallen. Der erste ist die Anbindung: Der Flughafen Madrid-Barajas zählte 2025 laut Aena 68,2 Millionen Passagiere, und die Stadt ist das Zentrum des spanischen Hochgeschwindigkeitsnetzes. Ein über ganz Spanien verteiltes Team kann morgens mit dem Zug anreisen und abends zurückfahren.
Der zweite ist die Größe. Laut Madrid Convention Bureau fanden 2024 in der Stadt 54.784 Tagungen und Veranstaltungen mit 2,58 Millionen Teilnehmenden statt. Dahinter stehen ein erstklassiges Messegelände, IFEMA MADRID, Hotels mit Auditorien für mehr als tausend Personen und ein Netz von Dienstleistern, das dieses Tempo gewohnt ist.
Der dritte: Madrid ist Sitz eines Großteils der großen Unternehmen, Behörden und Institutionen, die in Spanien tätig sind. Für viele Kunden bedeutet ein Event hier, Führungskräfte, Referenten, Presse und institutionelle Gäste in der Nähe zu haben. Die vollständigen Daten zur Destination finden Sie unter MICE Madrid.
Was bringt eine auf MICE spezialisierte Agentur?
Ein großes Firmenevent ist vor allem eine Koordinationsaufgabe: Location, Hotel, Technik, Catering, Transport, Referenten, Registrierung und Sicherheit müssen auf die Minute zusammenpassen. Eine MICE-Agentur bringt drei Dinge mit, die sich im Unternehmen nur schwer bündeln lassen:
- Methode. Ein Zeitplan mit Meilensteinen, Verantwortlichen und Fristen, der sich in jedem Projekt wiederholt und nicht vom Gedächtnis Einzelner abhängt.
- Verhandlung. Wir wissen, was man eine Location fragen muss: Aufbauzeiten, Exklusivrechte für Catering oder Technik, Mindestumsätze, Zimmerkontingente und Stornobedingungen.
- Kapazität vor Ort. Am Veranstaltungstag ist ein Team mit Ablaufplan, Intercom und Plan B für jeden Programmpunkt im Einsatz.
Das Team der MC Group produziert seit mehr als 20 Jahren Events für Marken wie Microsoft, Logitech, Sanofi, Nestlé, Volkswagen oder Movistar. In Madrid hat es mehr als 100 Firmenevents organisiert, mit eigenem Personal und eigenen Eventplanern in der Stadt. ECM ist die Marke der Gruppe für Madrid, in Barcelona ist die Schwestermarke ECB.
Häufige Fehler bei der Organisation eines Firmenevents in Madrid
- Den Termin festlegen, ohne in den IFEMA-Kalender zu schauen. FITUR, ARCOmadrid oder ein großer Medizinkongress füllen die Hotels und treiben die Preise in der ganzen Stadt nach oben. Sehen Sie in den Messekalender Madrid 2027, bevor Sie etwas blocken.
- Die Location nach dem Foto auswählen. Ein wunderschöner Ort kann eine unmögliche Anlieferung, eine frühe Sperrstunde oder eine tatsächliche Kapazität haben, die beim benötigten Aufbau weit unter der angegebenen liegt.
- Die Transfers unterschätzen. Die Entfernungen in Madrid sind größer, als es auf der Karte aussieht, und der Berufsverkehr auf der M-30 oder der A-2 bringt einen Ablaufplan durcheinander. Wir kalkulieren jede Strecke mit Puffer.
- Dienstleister einzeln beauftragen. Fünf Verträge mit fünf Firmen ohne gemeinsame Koordination vervielfachen Lücken und Überraschungen.
- Die Inhalte bis zuletzt aufschieben. Referenten, Präsentationen und Proben brauchen Wochen. Die Technik wird auf Grundlage der Inhalte geplant, nicht umgekehrt.
- Das Klima vergessen. Juli und August sind in Madrid sehr heiß, und Terrassen und Innenhöfe brauchen im Winter einen Plan B. Wir analysieren das im Ratgeber Die beste Zeit für Events in Madrid.
So arbeiten wir
- Briefing. Ziel, Zielgruppe, mögliche Termine, Teilnehmerzahl und Richtbudget.
- Angebot in 24 Arbeitsstunden, mit empfohlenem Format, zwei oder drei verfügbaren Locations und einer ersten Kostenschätzung nach Positionen.
- Besichtigungen und Vertragsabschluss. Wir organisieren die Inspektionsbesuche, verhandeln die Konditionen und prüfen die Verträge gemeinsam mit Ihnen.
- Produktion. Dienstleister, Technik, Catering, Transfers, Materialien, Registrierung und Proben, mit einem gemeinsamen Zeitplan.
- Das Event. Eigenes Team vor Ort, mit einer verantwortlichen Person pro Bereich und einer einzigen Telefonnummer für Sie.
- Abschluss. Schlussabrechnung mit derselben Aufschlüsselung wie im Angebot, Umfrage und Bericht mit Erkenntnissen.
Welche Events haben wir in Madrid organisiert?
Mehr als 100 Firmenevents, mit eigenem Personal und eigenen Eventplanern in der Stadt. Einige haben eine ausführliche Fallstudie: die Weihnachtsfeier von Edenred mit Video Mapping im Espacio Harley, das Edenrock Music Fest im Hard Rock Cafe Madrid, der Madrider Stopp der Lindt-Roadshow, der Workshop von Provital für 75 Fachleute und die Feier zum 10-jährigen Jubiläum von Beso im Florida Park.
Die Gruppe hat außerdem Referenzen in anderen Städten, etwa den internationalen Medizinkongress WSEI in Barcelona, die Events von Logitech und Microsoft während der ISE, ebenfalls in Barcelona, oder den E-Day von Edenred in Sitges. Alle finden Sie mit ihrer tatsächlichen Stadt unter Referenzen.
Was wir nicht machen
Wir organisieren keine privaten Feiern, verkaufen keine Tickets und produzieren keine öffentlichen Konzerte. Wir konzentrieren uns auf Events von Unternehmen und Verbänden. Suchen Sie eine Show oder Künstler für Ihr Event, tritt unsere Schwestermarke Mr. Fenómeno in Madrid auf, und wir koordinieren das im selben Projekt.
Haben Sie ein Event im Sinn? Erzählen Sie uns davon. Sie erhalten ein erstes Angebot innerhalb von 24 Arbeitsstunden.
