Was macht eine DMC in Madrid?
Wenn ein Unternehmen aus Frankfurt, London oder Mexiko-Stadt sein Team nach Madrid bringen will, braucht es jemanden in der Stadt, der weiß, welches Hotel zur Gruppe passt, welches Restaurant 150 Personen gleichzeitig bewirten kann, wie lange ein Bus um sechs Uhr abends tatsächlich von Barajas braucht und welche Wochen man besser meidet. Genau das ist die Aufgabe einer DMC: ein aus der Ferne geplantes Programm in etwas zu verwandeln, das vor Ort funktioniert.
Madrid empfängt viel internationalen Tagungstourismus. Laut Madrid Convention Bureau blieben internationale Tagungsteilnehmende 2024 im Durchschnitt 4,5 Tage in der Stadt. Das sind lange Aufenthalte, die Arbeit, Kultur und Gastronomie verbinden und einen lokalen Partner brauchen, der all das abdecken kann.
Mit wem wir arbeiten
- Internationale Unternehmen, die ihre Firmenkonferenz, ihr Führungskräftetreffen oder ihr Incentive in Madrid ohne eigenes Team in Spanien organisieren.
- Event- und Incentive-Agenturen aus anderen Ländern, die einen lokalen Partner brauchen, oft als White Label.
- Ausländische Verbände und PCOs, die einen Kongress in Madrid veranstalten und Unterstützung bei Hotels, Transfers und Rahmenprogramm suchen.
- Spanische Unternehmen mit Delegationen von außerhalb, etwa Tochtergesellschaften, Kunden oder Partner.
Wie wir mit ausländischen Agenturen arbeiten
- Wir erhalten Ihr Briefing mit Terminen, Teilnehmerzahl, Profil der Gruppe und Richtbudget.
- Wir senden Ihnen ein Angebot innerhalb von 24 Arbeitsstunden, auf Spanisch oder Englisch, mit Hotel, Programm und Kostenschätzung nach Positionen. Arbeiten Sie mit White Label, erstellen wir es ohne unsere Marke.
- Wir passen das Programm mit Ihnen so oft an wie nötig, bis Ihr Kunde es freigibt.
- Wir buchen Hotels, Restaurants, Guides, Transport und Dienstleister in Ihrem oder in unserem Namen, ganz wie Sie es wünschen.
- Wir empfangen die Gruppe und begleiten sie während des gesamten Programms mit Koordinatoren vor Ort.
- Wir schließen ab mit einer aufgeschlüsselten Abrechnung und einem Bericht für Ihren Kunden.
Was enthalten ist und was nicht
| Üblicherweise enthalten | Auf Anfrage | Nicht in unserem Leistungsumfang |
|---|---|---|
| Hotels und Kontingentverwaltung | Produktion von Events und Galas | Ausstellung von Flugtickets |
| Transfers und Reisebusse | Shows und Künstler | Visa und konsularische Formalitäten |
| Offizielle Guides und Besichtigungen | Geschenke und Merchandising | Reiseversicherungen der Teilnehmenden |
| Restaurants und Dinner | Foto und Video | |
| Koordination vor Ort | Ausflüge außerhalb von Madrid |
Sprachen und internationale Gruppen
Wir arbeiten auf Spanisch und Englisch und koordinieren Guides und Dolmetscher in weiteren Sprachen. Außerdem passen wir das Programm an die Gepflogenheiten des jeweiligen Markts an: Essenszeiten, Ernährungsvorlieben, Tempo der Besichtigungen oder Art der Aktivitäten. Die späte Abendessenszeit in Madrid überrascht viele ausländische Gruppen, deshalb erklären wir sie vorab und richten das Programm so ein, dass es funktioniert.
Erfahrung der Gruppe
In Madrid hat das Team mehr als 100 Firmenevents organisiert und hat eigenes Personal und eigene Eventplaner in der Stadt, die Hotels, Locations und Dienstleister kennen. Dazu gehören die Weihnachtsfeiern von Edenred im Espacio Harley und im Hard Rock Cafe Madrid. Als lokaler Partner internationaler Unternehmen hat die Gruppe zudem in Barcelona gearbeitet: Kundenevents während Messen wie der ISE, der Empfang von Meliá für die Hosted Buyers der IBTM oder der internationale Medizinkongress WSEI. Alle Projekte finden Sie mit ihrer tatsächlichen Stadt unter Referenzen.
Was wir im Briefing brauchen
- Termine und Alternativen, Teilnehmerzahl und Herkunft.
- Profil der Gruppe: Vertrieb, Kunden, Führungskräfte, Ärzte, Begleitpersonen.
- Ziel der Reise und unverzichtbare Programmpunkte.
- Hotelkategorie und Zimmertyp.
- Richtbudget pro Person oder insgesamt.
- Arbeitssprache und Sprache der Gruppe.
Inspektionsbesuche
Vor der Entscheidung möchten viele Agenturen und Unternehmen die Destination sehen. Wir organisieren Inspektionsbesuche von ein oder zwei Tagen mit Hotels, Locations für Dinner und Restaurants, damit sich die Reise lohnt. Können Sie nicht kommen, übernehmen wir die Besichtigungen für Sie und schicken Ihnen Video, Fotos, Pläne und unsere Produktionsnotizen.
Warum eine lokale DMC
Aus der Ferne ist ein Hotel schnell gebucht, schwierig ist alles, was drumherum passiert. Eine DMC mit Büros in Madrid kann eine Location noch in derselben Woche besichtigen, persönlich verhandeln, auf eine Flugverspätung oder eine kurzfristige Änderung reagieren und kennt die Stadt so, wie sie an einem ganz normalen Dienstag funktioniert, nicht wie im Prospekt. Gehört zu Ihrem Programm ein Event, sehen Sie sich auch Firmenevents und Gala-Dinner an.
Bringen Sie eine Gruppe nach Madrid? Erzählen Sie uns vom Programm. Sie erhalten ein Angebot innerhalb von 24 Arbeitsstunden.
