Warum ein Event während einer Messe organisieren?
Während einer großen Messe sind Ihre Kunden, Distributoren und die Fachpresse einige Tage lang in derselben Stadt. Das ist die Gelegenheit, sie abseits des Hallenlärms zusammenzubringen, mit Zeit für Gespräche und in einer Atmosphäre, die der Stand nicht bieten kann. Für viele Unternehmen bringt das Dinner oder der Empfang in der Messewoche mehr Verkaufsgespräche als alle Stunden auf dem Messegelände.
Das Problem: Alle Marken haben dieselbe Idee. In der FITUR-Woche konkurriert ganz Madrid um dieselben Restaurants, Säle, Busse, Techniker und Servicekräfte. Wer spät bucht, wählt aus dem, was übrig bleibt. Deshalb sollten Sie das Angebot anfordern, sobald die Termine der nächsten Ausgabe feststehen, und die Location mit einer Option blockieren, während der Rest geklärt wird.
Messen und Kongresse, für die wir Events vorschlagen
| Messe oder Kongress | Branche | Wann | Was gut passt |
|---|---|---|---|
| FITUR | Tourismus | 20. bis 24. Januar 2027, laut IFEMA | Empfänge von Destinationen und Hotelketten, Dinner mit Reiseveranstaltern, Pressetreffen |
| Madrid Fusión | Gastronomie | 1. bis 3. Februar 2027, laut esMADRID | Produktpräsentationen, Dinner mit Köchen, Treffen mit Distributoren |
| ARCOmadrid | Zeitgenössische Kunst | 3. bis 7. März 2027, laut IFEMA | Dinner für Sammler, Empfänge von Galerien und Sponsoren |
| Fruit Attraction | Obst und Gemüse | Jeden Oktober; 2026 vom 6. bis 8. Oktober, laut IFEMA | Dinner mit Importeuren, Treffen von Genossenschaften und Distributoren |
| Internationale Medizinkongresse | Medizin und Wissenschaft | Je nach Kalender der jeweiligen Fachgesellschaft | Satellitensymposien, Dinner von Pharmaunternehmen, Advisory-Board-Treffen |
Im Herbst 2026 zum Beispiel findet in Madrid vom 23. bis 27. Oktober der Kongress der European Society for Medical Oncology (ESMO) statt, laut Madrid Convention Bureau mit 37.000 erwarteten Delegierten. Die Termine der übrigen Messen finden Sie im Madrider Messekalender 2027.
Unsere Erfahrung in Messewochen
Messewochen folgen ihrer eigenen Logik, und das Team der MC Group kennt sie gut: Jedes Jahr produziert es in Barcelona Markenevents für Logitech, Microsoft und Yealink während der ISE und des MWC, mit Partnerdinnern, VIP-Empfängen und Channel-Meetings in besonderen Locations. Diese Projekte finden Sie, jeweils mit ihrer tatsächlichen Stadt, unter Referenzen. In Madrid, wo das Team mit eigenem Personal und Event-Planern vor Ort mehr als 100 Firmenevents organisiert hat, arbeiten wir nach denselben Regeln: früh buchen, Transfers lösen und Absagen einkalkulieren.
Welches Format passt zu Ihrem Ziel?
| Ziel | Format | Übliche Größe | Wann einplanen |
|---|---|---|---|
| Abschlüsse mit Schlüsselkunden | Privates Dinner in einem Salon oder Restaurant | 10 bis 40 Gäste | Zweiter oder dritter Abend |
| Beziehung zum Vertriebskanal stärken | Partnertreffen mit anschließendem Empfang | 30 bis 200 Gäste | Erster Tag, bevor sich die Kalender füllen |
| Sichtbarkeit in der Branche gewinnen | Empfang oder Markenparty | 150 bis 600 Gäste | Mittlerer Abend der Messe |
| Führungskräfte aus der Zentrale betreuen | VIP-Programm mit Dinner und Aktivität | 5 bis 20 Gäste | Je nach Reiseplan |
| Vertriebsteam vorbereiten | Frühstück oder Arbeitssession | 20 bis 80 Personen | Vor Öffnung des Messegeländes |
Bei Messen wie der FITUR oder der ARCOmadrid, die Fachbesuchertage und Publikumstage haben, sollten Sie Kundenevents auf die Fachbesuchertage legen, wenn Ihre Gäste in der Stadt sind.
Wie setzen wir ein Messe-Event um?
- Wir wählen den Abend. Wir prüfen Ihren Kalender und den Ihrer Gäste, um den Tag mit der geringsten Konkurrenz zu finden.
- Angebot innerhalb von 24 Arbeitsstunden mit verfügbaren Locations für diesen Termin, Konzept und Kostenschätzung.
- Schnelle Buchung. In Messewochen ändert sich die Verfügbarkeit von einem Tag auf den anderen. Wir blockieren, sobald Sie zustimmen.
- Einladungen und Zusagen. Versand, Rücklaufmanagement und Erinnerungen.
- Produktion. Aufbau, Technik, Catering, Show, Personal und Transfers ab dem Messegelände.
- Der Abend. Unser Team in der Location und Koordinatoren am Ausgang der IFEMA und in den Bussen.
Logistiktipps für Messewochen in Madrid
- Zuerst das Hotel. In Wochen mit großen Messen und Kongressen steigen die Preise und die Verfügbarkeit sinkt, vor allem rund um Campo de las Naciones.
- Der Transfer entscheidet über die Teilnahme. Die IFEMA zum Messeschluss bei Verkehr auf der M-40 und der A-2 zu verlassen, kostet Zeit. Eigene Busse ab einem festen Treffpunkt und ein Koordinator machen den Unterschied.
- In der Nähe oder im Zentrum. Ein Saal nahe dem Messegelände sorgt für maximale Teilnahme, eine Location im Zentrum gibt dem Abend mehr Charakter. Wir wählen je nach Gästeprofil.
- Rechnen Sie mit Absagen. In Messewochen kommen immer einige Gäste nicht. Planen Sie Kapazität und Catering mit Puffer.
- Denken Sie an den nächsten Morgen. Ein Dinner, das spät endet, leert den Stand am frühen Morgen. Legen Sie ein vernünftiges Ende fest.
Wenn Ihr Unternehmen auf einer Messe in Madrid ausstellt oder sie sponsert, schreiben Sie uns den Termin. Je früher, desto mehr Locations sind noch frei.
